Dokumente können aufgenommen, versioniert und archiviert werden. Zur Verfügung stehen immer aktuell freigegebene Dokumente. Dokumentiert werden alle Versionen und zugehörige Änderungen. Der Zugriffslink ist versionunsabhängig und führt immer zum freigegebenen Dokument, unabhängig von Änderungen in den Meta-Daten, inhaltlich oder des Ablageortes. Verknüpfungen im System sind immer gültig, trotz Änderungen, solange eine freigegebene Dokumentversion zur Verfügung steht.

Mit der Volltextsuche im QM-Pilot finden Sie alle Prozesse, Dokumente, Risiken und Glossar-Einträge mit nur einem Schlagwort. Die Suche kann durch Filter verfeinert werden und führt immer zur aktuellen Version. Bei der Volltextsuche werden nicht nur die Meta-Daten sondern auch die Prozessabläufe und Dokumentinhalte durchsucht. So können Sie etwas nur nicht mehr finden, wenn es auch nicht im System ist.

Es steht ein integrierter einfach bedienbarer Prozess-Editor zur Verfügung, der das Modellieren von Flow-Charts oder BPMN-Swimlanes ermöglicht. Innerhalb des Editors lassen sich alle Inhalte aus dem QM-Pilot verknüpfen, wobei jeweils der Zugriff auf die aktuellste Version sichergestellt ist. Die im QM-Pilot erfassten Prozesse sind für die Mitarbeitenden transparent und verständlich dargestellt.

Der QM-Pilot verwendet in allen Modulen die selbe Struktur in Aufbau und Bedienung. Die Grundfunktionalitäten sowie die Prozessmodellierung lassen sich intuitiv bedienen. Dokumenteninhalte, Metadaten sowie Prozessabläufe sind indexiert und ermöglichen schnelles Finden über die integrierte Suchfunktion. Ein umfangreiches Schulungsprogramm ist auch für Administratoren nicht notwendig, sondern beträgt in der Regel einen halben Tag Schulung.

Für alle Inhalte steht ein Prüf- und Freigabeworkflow zur Verfügung. Verantwortlichkeiten können pro Inhalt zugeordnet werden. Nur freigegebene Inhalte stehen im Ansehen-Bereich zur Verfügung. Dokumentiert werden Änderungsgrund sowie Metadaten wer wann was geändert hat. Zusätzlich ist ein umfangreiches Benachrichtigungssystem vorhanden.

Der Zugriff ist über einen Webbrowser von überall mit allen gängigen Endgeräten möglich, ohne dass zusätzliche Hard- oder Software notwendig ist. Der QM-Pilot kann intern im Unternehmen betrieben oder von Abel Systems als Cloud zur Verfügung gestellt werden. Beim Inhouse-Betrieb beträgt der Installationsaufwand maximal 2 Stunden. Wird das System bei Abel Systems betrieben, steht es bei Bedarf kurzfristig zur Verfügung.

Der QM-Pilot ist eine Standard-Software mit hoher Konfigurierbarkeit. Dies ermöglicht das Einrichten von Feldern, Tabellen und Prozessablauf über die Benutzeroberfläche sowie Anpassen von Regeln und Einstellungen auf die unternehmensspezifischen Anforderungen. Auch das Rollen- und Berechtigungskonzept kann frei definiert werden.

Die Struktur innerhalb der Module kann frei und unabhängig voneinander aufgebaut werden. So wird im Prozessmodul anhand der Prozesslandschaft strukturiert, bei den Dokumenten jedoch bei Bedarf nach Unternehmensstruktur oder Dokumententypen.