Übersichtliche Prozesse mit dem Prozessmanagement von QM Pilot

Übersichtliche Prozesse mit dem Prozessmanagement von QM Pilot

  • verständliche Darstellung durch die Flowcharts
  • Verantwortliche für einzelne Aktivitäten sehen
  • Verlinkung der relevanten Vorgabedokumente
  • BPMN oder Flow-Chart Darstellung

Prozessmanagement und Prozessmodellierung

Transparente und immer aktuelle Prozessbeschreibungen, verbunden mit den jeweils gültigen Dokumenten sind in den heutigen Management-Systemen (z.B. bei ISO 9001, bei EFQM, oder in Label-basierten Systemen) unerlässlich.

Im QM-Pilot lassen sich Prozessbeschreibungen einfach und schnell im Editor aufnehmen und mit allen zugehörigen Informationen und Dokumenten verknüpfen. So haben Ihre Mitarbeiter im Prozess alle Informationen, die sie brauchen. Aus der Prozess-Struktur wird automatisch eine interaktive Prozesslandschaft generiert.Dies bringt im Alltag eine Erleichterung, da Prozesse und Dokumente nicht mehr in Ablegsystemen gesucht werden müssen und dadurch einfacher Zugriff auf aktuelle Informationen gewährleistet ist.
Die Pflege und Verwaltung der Prozesse erfolgt systemgestützt und normorientiert ohne grossen Aufwand direkt im System. Dabei ist sichergestellt, dass Mitarbeitende immer Zugriff auf die aktuelle Version haben.

Das Prozessmanagement-Modul ist in der Basis-Software enthalten.

Prozessablauf

  • Grafik-Editor zur Modellierung der Prozesse
  • Auswahl zwischen Flow-Charts und BPMN Swimlane-Darstellung
  • Frei definierbare Prozess-Strukturen
  • Konfigurierbare Prozessbeschreibungen und Ablauf-Layouts
  • Verknüpfung von Dokumenten, Risiken und Stammdaten
  • Workflow-unterstütztes Prüf- und Freigabeverfahren zur Sicherstellung der Prozesslenkung; - bei Bedarf mit E-Mail-Unterstützung
  • Automatische Übersetzung der Prozesse
Process modeling in the QM Pilot Editor

Prozessbeschreibung

  • Frei definierbare Felder für die Prozessbeschreibung (Kenndaten)
  • Verknüpfung der Inhalte aus dem Ablauf in den Kenndaten (Dokumente, Risiken)
  • Aufrufen der verknüpften Inhalte direkt aus den Kenndaten
  • Verschiedene Feldtypen (Textfelder, Auswahllisten, Datumsfelder, Checkboxen,...)
  • Aktive Links in PDF-Druckversion auf verknüpfte Dokumente und Risiken
Overview of the process characteristics for process description in the QM Pilot

Prozessverwaltung

  • Systemgesteuerte Versionierung von Prozessen
  • Prüf- und Freigabeworkflow
  • Verschiedene Sprachversionen eines Prozesses können angelegt werden
  • Berechtigungsverwaltung
  • Versionshistorie
  • Prozess-Feedback einsehen und verwalten
  • alle archivierten Versionen aufrufbar inkl. Prozessbeschreibung und Ablauf
Overview process management incl. versioning

Nutzung

  • Schlagwortesuche inkl. Volltextsuche
  • Navigation über Prozesslandkarte oder Prozess-Struktur
  • Prozess-Übersicht inkl. aller relevanten Informationen
  • Zugriff nur auf aktuelle Prozesse und zugehörige freigegebene Dokumente und Risiken
  • Öffnen der verknüpften Dokumente und Risiken direkt aus dem Ablauf
Process flow chart view in the QM Pilot

Datenschutz

  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäss revDSG Schweiz
  • Pflege der Daten auf dem Prozess und der Applikation
  • Erstellung eines automatischen Verzeichnisses
  • bei Bedarf ohne zusätzliche Kosten erweiterbar
List of processing activities

Weitere Funktionen

  • Einbinden einer eigenen grafischen Prozesslandkarte
  • Umfangreiches Reporting über die Prozesse
  • Steuerung der Zugriffsberechtigung
  • Änderungsfeed auf der Startseite
  • Abonnements: E-Mail-Benachrichtigung bei Veröffentlichung einer neuen Version
  • Feedbackmöglichkeit zu jedem Prozess
  • PDF-Export der Prozessbeschreibung + Ablauf (Beispiel)
  • Excel-Export der Prozess-Struktur inkl. Metadaten
  • Stammdatentabellen
  • Anforderung einer Lesebestätigung

 

 

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Der QM-Pilot hat sich als wertvolles Instrument erwiesen, um unsere Prozesse effizient zu verwalten und unsere Dokumente sicher und strukturiert abzulegen. Die Software bietet uns eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, schnell und einfach auf die benötigten Vorlagen, Richtlinien und dokumentierten Prozesse zuzugreifen. Dank QM-Pilot konnten wir unsere internen Abläufe optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen erleichtern. Durch die Möglichkeit, mit Versionen zu arbeiten und Änderungen zu dokumentieren, können wir stets den Überblick über den Entwicklungsstand von Dokumenten behalten und sicherstellen, dass wir mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

Stiftung Blumenrain

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