Unterlagen mit Struktur statt Dateien-Chaos
Hätten Sie es gedacht? Pro Arbeitswoche gehen in deutschen Büros bis zu acht Stunden für die Suche nach benötigten Dokumenten und Informationen verloren. Und das pro Mitarbeitenden! Auf das Jahr gerechnet, kommen so mehrere Wochen zusammen, in denen ein einzelnes Teammitglied nach der richtigen Datei forscht. Höchste Zeit, sich mit dem Für und Wider einer Dokumentenmanagement-Software zu befassen.
Die Organisation von Dokumenten verdient eine Optimierung. Aber bedeutet das nicht mehr Aufwand? Im Gegenteil. Wenn Sie es richtig anstellen und auf die geeignete Software für Ihr Dokumentenmanagement setzen, haben Sie einen echten Wettbewerbsvorteil. Sie erfüllen damit u.a. wichtige Anforderungen der ISO 9001 zur Erstellung, Aktualisierung und Lenkung von Dokumenten.
Was ist Dokumentenmanagement?
Unter Dokumentenmanagement versteht man die elektronische Verwaltung von Dokumenten. Subsumiert werden hierunter die einzelnen Arbeitsschritte, wie die Erstellung und Bearbeitung der Dokumente, die Verteilung von Zugriffsrechten, aber auch Archivierung und Suche – und Sie kommen damit der wesentlichen Forderung der ISO 9001 nach. Dokumentenmanagement ist also mehr als eine elektronische Ablage und trägt zu Effizienz und Qualität bei!
Digitales Dokumentenmanagement mit Software & System
Mit einer Software für Dokumentenmanagement legen Sie den Grundstein für effiziente Prozesse und beschleunigte Arbeitsschritte. Doppelte Ablagen und doppelte Arbeit haben sich damit erübrigt, und auch Ihr Team kann sich besser auf die Kernprozesse fokussieren.
Gute Dokumentenmanagementsysteme sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeitenden jederzeit auf die Dokumente zugreifen können, die für ihre Aufgaben wichtig sind. Dafür müssen Zugriffsrechte gewährt, Wissen über die relevanten Dokumente aufgebaut und diese ebenfalls zugänglich gemacht werden.
Eine geeignete Dokumentenmanagement-Software hat bei richtiger Anwendung für Unternehmen einige Vorteile im Gepäck:
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Klare Zuständigkeiten: |
In einer qualitativ hochwertigen Dokumentenmanagement-Software können Sie die Zugriffsrechte individuell vergeben. Damit können all diejenigen daran arbeiten, deren Expertise auch tatsächlich benötigt wird. |
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Vertraulichkeit wahren: |
Dank der Vergabe der Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, dass nicht jeder im Unternehmen Zugriff auf alles hat, sondern wirklich nur die direkten Beteiligten. |
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Kein Datenballast: |
Was viele Server erfahrungsgemäß überlastet, sind die gewaltigen Datenmengen, die durch redundante Dateien und mehrfache Ablagen entstehen. Dem schieben Sie mit einem durchdachten Dokumentenverwaltungsprogramm einen Riegel vor. |
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Aktualität – Check!: |
Welches Dokument war nochmal die aktuelle Version, „doc.mueller.geänd.13.2.“ oder doch das andere? Diese fruchtlosen – und fehlerträchtigen – Grübeleien können Sie sich sparen, wenn Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement von einer Software erledigen lassen. |
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Finden statt Suchen: |
Sie erinnern sich an die verplemperten acht Stunden? Diesen Spitzenwert können Sie auf ein Minimum reduzieren. Der Schlüssel dazu ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen eine Schlagwort- und Volltextsuche bietet. |
Wie Sie sehen, können Sie durch den Einsatz einer Dokumentenverwaltungssoftware wie dem QM-Pilot von einigen Vorteilen profitieren.
Und noch ein Aspekt ist relevant, um Ihr motiviertes Team am Ball zu halten: Falls Ihre Mitarbeitenden eine Aufgabe erledigen möchten, dafür aber immer erst die Zustimmung der Vorgesetzten einholen müssen, hemmt das die Produktivität und senkt die Arbeitsmoral. Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie einfach per Mausklick Zugriffsrechte und Zuständigkeiten verteilen.
Funktionen: Mit Dokumentenverwaltungssoftware zu einem optimalen Workflow
Warum eine Software für Dokumentenmanagement grundsätzlich eine gute Idee ist, ist Ihnen inzwischen sicher klar geworden. Was unsere Lösung, der QM-Pilot, für Ihre Workflow-Optimierung tun kann, haben wir ebenfalls für Sie zusammengefasst. Die spezifischen Funktionen unserer Qualitätsmanagement-Software mit Dokumentenverwaltungsfunktion stellen wir Ihnen hier vor:
Schlagwort- und Volltextsuche
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Intelligente Suchfunktionen sind ein Muss! Die Schlagwort- und Volltextsuche im QM-Pilot hilft Ihnen dabei, erstellte Dokumente und Prozesse in Sekundenschnelle zu finden. Sie können Dokumente hierfür also zum einen mit einem thematisch passenden Begriff verschlagworten, um die Auffindbarkeit zu erhöhen. Zum anderen kann ebenso gut ein Textschnipsel aus dem Inhalt reichen, um die Datei zu finden. |
Favoriten markieren
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Damit Sie Ihre Dokumente noch schneller finden, können Sie diese auch als Favoriten markieren. Sollten Sie beispielsweise oft ein gewisses Dokument regelmäßig für die Rechnungserstellung benötigen, können Sie dieses als Favorit markieren und bekommen es direkt angezeigt. |
Individuelle Dokumentenstruktur
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Für eine noch schnellere Orientierung innerhalb der Dokumentenmanagement-Software können Sie eine individuelle Struktur anlegen. Darüber ordnen Sie die Dokumente und Prozesse beispielsweise nach Abteilungen oder nach Zuständigkeiten, und zwar so, dass alle die Ablage verstehen und nachvollziehen können. |
Verlinkung mit Prozessen
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Ihre Mitarbeitenden sind häufig für bestimmte Prozesse zuständig, für die bestimmte Dokumente benötigt werden. Mit unserer Dokumentenmanagement-Software können Sie diese Prozesse mit den zugehörigen Dokumenten verlinken. So optimieren Sie Workflows und dank der Verlinkung werden keine Dokumente vergessen oder gehen verloren. Auch neue Mitarbeitende finden sich mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software schneller zurecht. |
Wissen im Unternehmen
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Mit einer Dokumentenmanagement-Software mindern Sie Verluste von internem Wissen durch Fluktuation. Dies funktioniert so: Ihre Mitarbeitenden kennen sich am besten mit dem von ihnen betreuten Prozess aus. Wenn Sie einen Prozess mit der Software detailliert protokolliert und die zugehörigen Dokumente eingefügt haben, finden sich neue Angestellte schneller zurecht. Sie können sich an dem erstellten Prozess orientieren und zudem eigene Ideen einbringen. Und Sie wirken dem Verlust internen Wissens entgegen. |
Änderungsverlauf einsehbar
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Dokumente und Prozesse müssen immer wieder aus verschiedenen Gründen optimiert und verändert werden. Für das Verständnis ist es enorm hilfreich, diese Änderungen detailliert zu erfassen. Unsere Dokumentenmanagement-Software verfügt daher über einen Änderungsfeed, in welchem Sie Überarbeitungen eintragen und begründen können. |
Aktualität statt Altlasten
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Sie kennen es bestimmt: Wird ein Dokument geändert, wird die Vorgängerversion gern ebenfalls gespeichert – verdammt dazu, auf Ihrem Server herumzugeistern und Ihre Mitarbeitenden zu verwirren. Existieren mehrere Versionen eines Dokuments, ist oft nicht nachvollziehbar, welche Version aktuell ist und ob alle Mitarbeitenden auch nur diese nutzen. Das kann sowohl rechtliche als auch finanzielle Risiken für Ihr Unternehmen bergen. Eine Dokumentenverwaltungssoftware wie der QM-Pilot zeigt Ihnen stets nur die aktuelle Version eines Dokuments an. Ältere Versionen können Sie im Archiv einsehen. |
Zugriff, wem Zugriff gebührt
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Zugriffsrechte sind ein zweischneidiges Schwert: Sie sind hochrelevant, um Vertraulichkeit zu wahren. Zugleich sind nicht gewährte Zugriffsrechte und Zuständigkeiten ein großer Zeitfresser, wenn Mitarbeitende aufgrund derartiger Formalitäten ihren Job nicht erledigen können. Mit unserer Dokumentenmanagement-Software können Sie per Mausklick Zugriffsrechte und Zuständigkeiten verteilen. |
Schritt-für-Schritt: Ihr Dokumentenmanagementsystem – mit System!
Wie Sie Ihre Dokumente mit unserer Software, dem QM-Pilot, bequem und ohne Probleme organisieren und verwalten können, erfahren Sie jetzt – samt der wichtigsten Tools und Funktionen, die dabei zum Einsatz kommen.
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1. Metadaten festlegen: Zunächst legen Sie die Metadaten wie Erstelldatum, Gültigkeitsdatum, Bezeichnung etc. fest. Diese helfen Ihnen beim Auffinden der Dokumente und der Bearbeitung. Sie können in der Dokumentenmanagement-Software zusätzlich Kenndaten erfassen und individuell konfigurieren. |
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2. Dokumente strukturieren: Je nach Wunsch können Sie eine eigene Sortierung für Ihre Dokumente anlegen und diese bspw. nach Abteilungen ordnen. Wir empfehlen unseren KundInnen in der Regel, Dokumente mit den zugehörigen Prozessen zu verknüpfen. So finden Ihre Mitarbeitenden im Arbeitsalltag rasch das zugehörige Dokument. |
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3. Zugriffsrechte erteilen: Hierfür bietet Ihnen QM-Pilot zwei Optionen. Sie entscheiden individuell, ob Ihre Mitarbeitenden die Dokumente nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.
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4. Aufgaben, Dokumente und Prozesse supervisen: Da auch Ihre Mitarbeitenden die Dokumente verwenden, sollten Sie immer wieder den aktuellen Stand überprüfen. Hierfür können Sie Feedback anfordern oder die Anzahl der Zugriffe genau tracken. |
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Die Software läuft bei all diesen Schritten über einen Internet-Browser und kann dadurch über alle Geräte mit einer Internetverbindung genutzt werden. So können Sie ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten aus arbeiten – eine Installation auf Ihrem Server ist möglich, aber nicht zwingend notwendig.
Gewusst wie: Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement & wie sie zusammenhängen
Was Qualitätsmanagement bedeutet, ist Ihnen natürlich ohnehin klar. Schließlich sind Sie Ihrem hohen Anspruch verpflichtet, und Ihre Ziele im Qualitätsmanagement haben Sie längst gesteckt. Sie fragen sich aber womöglich, was das Dokumentenmanagement damit zu tun hat? Der Zusammenhang wird Ihnen einleuchten:
Für Qualitätsmanagement in Unternehmen sind, je nach Branche und Zertifizierung, bekanntlich bestimmte Prozesse definiert. Diese gehen üblicherweise mit sorgfältiger Dokumentation einher – ohne Dateien und Dokumente geht also nichts.
Die Norm ISO 9001 legt zudem fest, dass dokumentierte Informationen in angemessener Form vorliegen müssen. Veränderungen an den Dokumenten müssen bspw. durch Versionierung ersichtlich werden. Die Unterlagen müssen zudem verfügbar, verwendbar und geschützt verwahrt sein. Der leichteste Weg, dem gerecht zu werden, ist eine Dokumentenmanagement-Software!
Wird ein neuer Prozess definiert und verbindlich festgelegt, bspw. das Vorgehen zur Rechnungsprüfung, müssen alle Beteiligten davon erfahren. Dann hilft es ungemein, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden das entsprechende Dokument in freigegebener Fassung über eine Dokumentenmanagement-Software zugänglich machen, statt es per Rundmail zu versenden oder es unentdeckt auf dem Server einzulagern.
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Im Vergleich: Dokumentenmanagement manuell vs. Software-gestützt
Bietet eine Software zum Dokumente Verwalten denn nun wirklich so viele Benefits? Ja! Wie, zeigen Ihnen diese beiden Showcases im Vergleich:
Manuelles Dokumentenmanagement ohne Software
Im Unternehmen A, das ohne eine Software für Dokumentenmanagement arbeitet, läuft der Arbeitsalltag so ab:
Im Produktmanagement soll Martin das bestehende Dokument für die Nachbestellung von Hygieneartikeln verändern und an die zuständigen Mitarbeitenden versenden. Leider hat sich seine Vorgesetzte gestern dazu entschieden, eine neue Dokumentenordnung einzuführen. Nach 15 Minuten hat Martin das Dokument endlich gefunden.
Er macht sich gleich daran, das Dokument entsprechend ihren Vorschlägen zu ändern. So recht gefallen ihm die Änderungen nicht, mit dem alten Dokument hat es schließlich nie ein Problem gegeben. Dennoch setzt er die Vorgaben um und sendet anschließend eine Rundmail an das Produktmanagement-Team. Leider vergisst er dabei die neue Kollegin Sarah, die noch nicht in den Verteiler aufgenommen wurde.
In den nächsten Tagen fällt der Teamchefin jedoch auf, dass nur drei der fünf Mitarbeitenden mit dem neuen Dokument arbeiten. Darüber hinaus wird klar, dass nur eine Mitarbeiterin wirklich mit dem Dokument zufrieden ist. Und das ist die Teamchefin selbst.
Softwareunterstütztes Dokumentenmanagement
Nutzen wir für unseren Dokumentenmanagementsystem-Vergleich das Unternehmen B, das bereits auf den QM-Pilot als Dokumentenmanagement-Software setzt:
Katharina ist die Abteilungsleiterin des Produktmanagements. Aufgrund rechtlicher Anforderungen muss das Dokument für die Nachbestellung von Hygieneartikeln ausgebessert werden.
Dafür startet sie die Dokumentenmanagementsystem-Software und tippt in die Suchleiste „Nachbestellung von Hygieneartikeln“ ein. Das gesuchte Dokument erscheint sofort, sodass Katharina es sogleich bearbeitet. Nach wenigen Klicks und Änderungen ist die rechtliche Anforderung erfüllt.
Katharina hinterlässt eine Notiz für den Änderungsgrund: „Änderung aufgrund von rechtlichen Vorgaben, bei Rückfragen gerne melden“. Sie überprüft, ob die Zuständigkeiten und Zugriffsrechte noch stimmen. Dabei bemerkt sie, dass der neue Mitarbeiter Thomas noch nicht als Abonnent für den Nachbestellungsprozess eingetragen ist, und fügt ihn mit einem Mausklick hinzu.
Abschließend wirft sie noch einmal einen Blick in den Änderungsfeed und sieht, dass die Änderung dort angezeigt wird. Zufrieden klappt sie ihren Laptop zu. Homeoffice kann mit der richtigen Software wirklich einfach sein.
Warum Dokumentenverwaltung nicht gleich Dokumentenmanagement mithilfe einer Software ist
Sie werden bemerkt haben: Zweimal Dokumentenmanagement, aber zwei völlig unterschiedliche Ergebnisse. Wo Menschen arbeiten, können Fehler passieren. Aber sinnvoll ist es doch allemal, diese auf ein Minimum zu reduzieren, nicht wahr? Besonders, wenn es eine so effektive Lösung gibt.
Unsere Beispiele um Martin, Katharina & Co haben Ihnen gezeigt, dass digitales Dokumentenmanagement echtes Potenzial zur Optimierung von Workflows hat. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Dokumentenverwaltung mit einer spezialisierten Software erledigt wird.
Mit ein paar Klicks zum Überblick: Dokumentenmanagement-Software als sinnvolles Werkzeug
Sie sehen: Mit einem spezialisierten Dokumentenmanagementsystem geben Sie Ihren Mitarbeitenden ein wirksames Tool für effizientes Arbeiten und optimierte Workflows in die Hände. Ihr Unternehmen profitiert in mehrfacher Hinsicht, denn Sie sparen Zeit und Datenballast bei voller Transparenz die Prozesse und Zuständigkeiten betreffend.
Und die Zertifizierung für Ihr Qualitätsmanagement gelingt auch um vieles leichter, wenn die zugehörigen Dokumente von vornherein so verwaltet werden, dass die Dokumentation der ISO 9001 entspricht. Ihre internen Prozesse lassen sich auch bestens verschriftlichen und verbindlich fixieren – mit Zugriff für alle, die ihn haben müssen.
Sie sind neugierig geworden, was der QM-Pilot als Dokumentenmanagement-Software noch für Ihr Qualitätsmanagement leisten kann? Dann freuen wir uns über Ihre Anfrage und beantworten all Ihre Fragen gerne.
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