Ein funktionierendes Qualitätsmanagement (QM) spart Zeit und Kosten, sorgt für mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen und steigert die Zufriedenheit Ihrer Angestellten. Doch wie sollen Sie eine Implementierung oder die Erneuerung eines veralteten QM Systems angehen? Eventuell sehen Sie hierin eine Mammutaufgabe, die laufende Prozesse ausbremst oder Mitarbeitenden überfordert. Das muss nicht sein.

Wir raten dazu, die Implementierung eines Qualitätsmanagements genau zu planen und schrittweise umzusetzen. Die geeignete Qualitätsmanagement Software leistet dabei wertvolle Hilfe. Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, dann wird Ihnen unser Ratgeber weiterhelfen:

• Sie führen noch kein Qualitätsmanagement durch, möchten aber QM einführen oder sind gesetzlich dazu verpflichtet
• Sie führen bereits Qualitätsmanagement mithilfe einer Software durch, sind aber nicht zufrieden und suchen nach einem neuen Anbieter
• Sie möchten Ihr Qualitätsmanagement optimieren und mithilfe digitaler Tools effizienter gestalten

Was fällt unter Qualitätsmanagement?

Qualitätsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen und Aktivitäten in Ihrem Unternehmen, die darauf abzielen, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen sicherzustellen und kontinuierlich zu optimieren. Die Optimierung bezieht sich auf bestehende Prozesse, Effizienz sowie Kundenzufriedenheit. Qualitätsmanagement betrifft nicht nur ein Produkt oder eine Dienstleistung, sondern die Leistung Ihres Unternehmens als Ganzes.

Was ist Qualitätsmanagement-Software (QM-Software)?

Eine Qualitätsmanagement-Software unterstützt Sie dabei, die Anforderungen von Qualitätsmanagementsystemen (wie z.B. ISO 9001) in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Alle Anforderungen werden in einer modernen QM-Software abgebildet. Dazu nutzen Sie Module wie Prozessmanagement, Risikomanagement oder Auditmanagement.

Der passende Ansatz: QM-Systeme & QMS-Software

Für die Umsetzung von QM existieren verschiedene QM-Systeme (QMS), die jeweils unterschiedliche Ziele verfolgen und Vorteile bieten. Eine QMS-Software wie der QM-Pilot unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihres gewählten Qualitätsmanagement-Systems:

• TQM (Total Quality Management): Stellt den Prozess in den Mittelpunkt und verfolgt vornehmlich das Ziel, Kunden zufriedenzustellen.
• KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess): Zielt auf eine Optimierung in kleinen Schritten ab, indem Prozesse bei jeder Wiederholung besser umgesetzt werden.

Was ist ein QM-System nach ISO 9001?

Das wohl bekannteste Qualitätsmanagement System ist ISO 9001, eine international anerkannte Normreihe, die Richtlinien für ein effektives QM vorgibt. Sie rückt eine kontinuierliche Verbesserung sämtlicher Abläufe, Kundenansprüche und ein umfangreiches Risikomanagement in den Fokus. Eine QM-System-Software wie der QM-Pilot unterstützt Unternehmen effektiv dabei, eine ISO-Zertifizierung zu erhalten.

Möchten Sie den Ansprüchen der ISO 9001 gerecht werden, sollte Ihr Unternehmen:

1. Klar messbare Ziele definieren, die vorgegebenen Qualitätsrichtlinien entsprechen
2. Eine umfangreiche Dokumentation mit Anweisungen zum Verfahren, Prozessbeschreibungen und Aufzeichnungen vorweisen können
3. Nachvollziehbare Optimierungen in der Qualität umsetzen

Ist ein QM-System Pflicht?

In einigen Branchen (z.B. Lebensmittel- und Medizinprodukte) ist ein QM-System verpflichtend, in den meisten jedoch nicht. Dennoch sollten Sie Ihr Unternehmen zertifizieren lassen, um nachzuweisen, dass Sie ein effizientes QM implementiert haben. Eine Qualitätsmanagement-Zertifizierung ist der beste Vertrauensbeweis für Kunden und Stakeholder.

Eine QMS-Software wie der QM-Pilot übernimmt im Wesentlichen folgende Aufgaben: Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen, Prozesse dokumentieren und Unterstützung dabei, gewinnbringende Datenauswertungen zu erstellen. Das gewährleisten folgende Funktionen:

• Darstellung von Prozessen & Verknüpfung von Dokumenten mit Prozessen
• Zuständigkeiten & Verantwortungen individuell eindeutig zuweisen
• Flexible Vergabe von Zugangsberechtigungen
• Anzeige der aktuellsten Version & Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Informationen allen Mitarbeitenden ortsunabhängig zur Verfügung stellen
• Schnelle & effiziente Volltextsuche für alle Dokumente

Dafür bietet eine QM-Software folgende Module, die Ihnen bei der Umsetzung diverser Qualitätsmanagement-Maßnahmen helfen:

Prozessmanagement

Das Prozessmanagement umfasst die strukturierte Planung, effiziente Umsetzung und ein transparentes Controlling bestehender und neuer Prozesse. Ebenso gewährleistet das Prozessmanagement die ständige Optimierung von Prozessen. Eine QM-Software wie der QM-Pilot stellt Prozesse visuell dar (die sogenannte Prozessmodellierung), damit für alle Mitarbeitenden ersichtlich ist, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Ressourcen ausführt.

Dokumentenmanagement

In jedem Unternehmen existiert eine Vielzahl von Dokumenten: Handbücher, Qualitätsrichtlinien, Verfahrensanweisungen oder Prüfberichte sind nur einige Beispiele. Mittels QM-Software sind all diese Dokumente für Ihr Team geordnet, jederzeit abrufbar und in der aktuellen Version vorhanden.

Als Dokumentenmanagement-Software unterstützt Sie der QM-Pilot, die Verfügbarkeit und Integrität von Dokumenten sicherzustellen. Zudem hilft die Software Ihnen, wenn Sie Dokumente erstellen, freigeben, überarbeiten oder archivieren müssen.

Risikomanagement

Im Geschäftsablauf treten fortlaufend Risiken auf, die erfasst, bewertet und gemanagt werden müssen. Das QM umfasst die Reduzierung von Risiken und das Planen von Maßnahmen, falls diese eintreten - was oft auch rechtlichen Vorgaben entspricht.

Nach ISO 9001 handelt es sich hierbei um ein Schlüsselmodul, da ein qualifiziertes Risikomanagement nicht nur den Erfolg von Prozessen, sondern vom Unternehmen als Ganzes mitbestimmt. Eine Risikomanagement-Software wie der QM-Pilot unterstützt Sie dabei, Risiken zu managen und unter allen Mitarbeitenden zu kommunizieren.

Organisationsmanagement

Das Organisationsmanagement gewährleistet eine effektive Arbeitsweise, indem Sie Mitarbeitenden die für sie relevante Informationen filtern und zur Verfügung stellen. Mit Hilfe einer QM-Software wie dem QM-Pilot können Sie vorgefilterte Inhalte ausgeben, beispielsweise nach Abteilungen oder Standorten, und durch Organigramme den Aufbau von Organisationsketten abbilden.

Auditmanagement

Um hohe Qualität sämtlicher Vorgänge im Unternehmen zu gewährleisten, sind regelmäßige Audits notwendig. Bei der Zertifizierung von Unternehmen gemäß Qualitätsstandards (beispielsweise nach ISO 9001) übernehmen Audits eine Schlüsselfunktion. Die Nutzung einer Qualitätsmanagement-Software wie dem QM-Pilot ermöglicht die Vorbereitung und Verwaltung von Audits unter anderem, indem Sie Audits mit Daten aus Prozessen, Dokumenten und identifizierten Risiken verknüpfen können.

Umsetzung der ISO 9001: Software-Lösungen erleichtern Ihnen die Zertifizierung

Möchten Sie Qualitätsmanagement nach den Anforderungen der Norm DIN ISO 9001 in Ihrem Unternehmen umsetzen, erhalten Sie die beste Unterstützung durch eine geeignete QM-Software. Der QM-Pilot ist darauf ausgelegt, ein QM nach der ISO 9001 aufzubauen:

• Prozessorientierter Ansatz für flexible Umsetzung in verschiedenen Branchen
• Benutzerfreundliche Struktur & umfangreiche Module
• Unterstützung bei Audits durch ein effizientes Auditmanagement

Achten Sie daher schon bei der Auswahl der QM-Software darauf, dass diese die entsprechenden Anforderungen der ISO 9001 erfüllt.

Vorteile einer QM-Software: Ihr Tool für ein effizientes Qualitätsmanagements

Natürlich können Sie QM auch manuell betreiben, allerdings bringt Ihnen der digitale Weg mit einer QM-Software wie dem QM-Pilot einige überzeugende Vorteile:

• Effizientere Umsetzung & Einsparung von Kosten und Ressourcen
• Lückenlose & übersichtliche Dokumentation aller Maßnahmen
• Erfassung von Schwachstellen & sinkende Fehleranfälligkeit
• Langfristiger Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen
• Abteilungsübergreifendes QM & integrierte Durchführung
• Zugriff für alle Mitarbeitenden auch ortsunabhängig möglich
• Know-how sichern & neue Mitarbeitende schneller einarbeiten

Jede Branche besitzt unterschiedliche Ansprüche an das Qualitätsmanagement. Das können z.B. variierende Kundenerwartungen, die Unternehmensgröße sowie branchenspezifische Anforderungen sein. Brauchen Sie also eine spezifische Branchenlösung? Nicht unbedingt!

Eine smarte Qualitätsmanagement-Software verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, ist individuell konfigurierbar und kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden. Wir möchten Ihnen praktische Beispiele dafür zeigen, wie z.B. der QM-Pilot Unternehmen in ganz unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern unterstützt:

• Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen

Die Pflegestiftung Blumenrain will ihre Dokumentation künftig digital führen, da die Stiftung mehrere Betriebsstätten besitzt und Mitarbeitende sich untereinander abstimmen müssen. Die Stiftung steht vor der Aufgabe, nicht PC-affine Mitarbeitende an die QM-Software heranzuführen. Dank des schlanken und übersichtlichen QM-Pilot machen sich die Mitarbeitenden schnell mit der Nutzung vertraut und sind jederzeit über alle Prozesse informiert.

• Qualitätsmanagement in der Industrie

Meist sind Unternehmen in der Industrie zum Qualitätsmanagement verpflichtet. Mit einer QM-Software können Unternehmen das QM umsetzen und auf sich ständig ändernde Kundenbedürfnisse reagieren, indem sie passende Maßnahmen in ihre Prozessabläufe integrieren. Der QM-Pilot ist bei sämtlichen Unternehmen verschiedener Branchen erprobt: vom Schüttguttransport über moderne Überwachungssysteme bis zu Herstellern von Kaffeevollautomaten.

Praktische Tipps: So gelingt Ihnen die Integration einer QM-Software

QM ist nie eine isolierte Tätigkeit, die im Alleingang durchgeführt wird. Vielmehr geht es darum, ein integriertes Qualitätsmanagement zu etablieren, bei dem die Qualitätsmanagement-Software Ihre Plattform wird, die alle Unternehmensbereiche miteinander verbindet. Damit das gelingt, ist nicht nur die Wahl des passenden Anbieters wichtig, sondern auch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden auf die neue QM-Software.

Welche QM-Software ist im Vergleich am besten?

Eine geeignete Qualitätsmanagement-Software erkennen Sie anhand folgender Faktoren:

• Individuelle Konfigurierbarkeit
• Intuitive Bedienbarkeit
• Abdeckung aller elementaren Module

Wir haben z.B. darauf Wert gelegt, dass der QM-Pilot sofort einsatzfähig ist und Sie mit individuellen Darstellungen arbeiten können. Zudem bietet die Software alle wichtigen Module vom Prozessmanagement und Dokumentationsmanagement bis zum Risikomanagement, Organisationsmanagement und Auditmanagement.

Wie gelingt die Umstellung auf eine neue QM-Software?

Ein wichtiger erster Schritt ist die Auswahl der passenden Qualitätsmanagement-Software nach den o.g. Kriterien. Achten Sie anschließend bei der Implementierung auf folgendes:

• Bereiten Sie die Datenmigration sorgfältig vor
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden früh mit ein
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden Schulungen an
• Führen Sie ein Pilotprojekt durch & sammeln Sie Feedback

Wichtig ist es auch, Ihre Mitarbeitenden nicht zu überfordern. Setzen Sie die QM-Software lieber schrittweise in einer Abteilung nach der anderen ein.

Ist eine QM-Software auch für Kleinunternehmen sinnvoll?

Eine Qualitätsmanagement-Software für Kleinunternehmen lohnt sich, da die Software die Einführung eines effizienten Prozessmanagements vereinfacht und somit Kosten und Zeit spart – also Ressourcen, die unabhängig von der Mitarbeiterzahl wertvoll sind. Den QM-Pilot können Sie beispielsweise im flexiblen Lizenzmodell auch für kleine Unternehmen nutzen.

Wird das QM-Handbuch durch die Software ersetzt?

Ein QM-Handbuch händisch anzulegen und zu aktualisieren ist zeitaufwendig. Wir empfehlen Ihnen stattdessen eine Software zu nutzen. Ihre Mitarbeitenden haben somit Zugriff auf alle Richtlinien, Maßnahmen sowie Prozesse und müssen nicht im Büroschrank nach dem Handbuch kramen. Das senkt die Hürde bei der Nutzung von Unterlagen und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Team Maßnahmen wie vorgegeben umsetzt.

Eine Software für Qualitätsmanagement schafft die Basis für ihren Unternehmenserfolg

Eine Qualitätsmanagement-Software wie der QM-Pilot verschafft Ihnen Wettbewerbsvorteile: Sie können sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen abbilden, auf Qualitätskriterien hin prüfen und schrittweise optimieren. Die Software bietet Ihnen dabei eine Plattform, die Sie mit flexiblen Modulen ergänzen können und die Ihren Mitarbeitenden ortsunabhängigen Zugriff verschafft.

Dank des schlanken Designs, der hohen Nutzerfreundlichkeit und intuitiven Bedienbarkeit unserer Qualitätsmanagement-Software gelingt Ihren Mitarbeitenden die Umstellung schnell und reibungslos. Möchten Sie mithilfe einer Qualitätsmanagement-Software Ihr QM aufs nächste Level bringen? Kontaktieren Sie uns Sie uns und wir stellen Ihnen in einem unverbindlichen Kennenlerngespräch den QM-Pilot vor.