Im Rahmen von Qualitätsmanagement (QM) führen Sie die unterschiedlichsten Maßnahmen durch, mit denen Sie die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen dauerhaft verbessern können. Viele Unternehmen wissen jedoch nicht genau, wo sie anfangen sollen und welche Maßnahmen am wichtigsten sind.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedensten Qualitätsmanagement Maßnahmen vor, die auch für Ihr Unternehmen hilfreich sind. Sie erfahren, wieso QM wichtig ist, mit welchen Aufgaben es verbunden ist und wie Sie diese in der Praxis umsetzen können. Gleichzeitig zeigen wir Ihnen, wie Sie der QM-Pilot bei den verschiedensten QM Maßnahmen unterstützt.

Warum sind Maßnahmen für Qualitätsmanagement wichtig?

Vielen Unternehmen ist bewusst, dass Qualitätsmanagement von großer Bedeutung ist und für die verschiedensten Branchen von hohem Nutzen sein kann. Oftmals ist den Beteiligten jedoch nicht klar, welche Vorteile QM konkret hat. Wenn auch Sie sich fragen „Warum ist Qualitätsmanagement wichtig?“ dann sollten Sie sich folgende Gründe ganz genau ansehen:

• QM trägt dazu bei, die Qualität Ihrer Produkte & Dienstleistungen zu verbessern
• Wenn Sie QM erfolgreich betreiben, erhöhen Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden & Mitarbeiter
• QM hilft Ihnen dabei, Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen
• Mit einem strukturierten QM können Sie Risiken frühzeitig erkennen & reduzieren
• QM gibt Ihnen einen umfangreichen Überblick über alle Prozesse
• Ein sauber dokumentiertes QM erleichtert neuen Mitarbeitern die Einarbeitung

Wie Sie sehen, bietet Qualitätsmanagement Ihnen Vorteile in den unterschiedlichsten Bereichen und trägt nachhaltig zu Ihrem Unternehmenserfolg bei. Sie möchten mehr über das Thema erfahren? Gerne erläutern wir Ihnen, was Qualitätsmanagement einfach erklärt bedeutet.

Maßnahmen für Qualitätsmanagement: So gelingt Ihnen der erfolgreiche Start

Qualitätsmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der mit vielen verschiedenen Aufgaben verbunden ist, die Sie auf Ihre individuelle Situation zuschneiden sollten. Dafür können Sie zum Beispiel mit folgenden Qualitätsmanagement Maßnahmen beginnen:

Binden Sie alle Mitarbeiter ein Legen Sie Ihre Ziele fest Erarbeiten Sie ein Konzept Prüfen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten Entscheiden Sie sich für eine Norm Führen Sie eine Software ein

Binden Sie alle Mitarbeiter ein

Wenn Sie planen, Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen, dann steht eine klare Kommunikation an erster Stelle. Ist die Einführung von der Geschäftsführung beschlossen worden, dann sollten Sie Ihre Mitarbeiter mit einem Schreiben oder im Rahmen einer Versammlung darüber informieren.

QM ist dann am erfolgreichsten, wenn alle Mitarbeiter miteinbezogen werden und verstehen, weshalb es so wichtig ist. In diesem Zusammenhang sollten Sie hervorheben, dass das gesamte Unternehmen von den Qualitätsmanagement Maßnahmen profitieren wird.

Bevor Sie mit diesen beginnen, benötigen Sie einen oder mehrere Verantwortliche. Qualitätsmanagement ist keine Aufgabe, die im Arbeitsalltag nebenbei ausgeführt werden kann: Es erfordert die volle Aufmerksamkeit des QM-Beauftragten. Räumen Sie dem zuständigen Mitarbeiter deshalb ausreichend Zeit und Ressourcen dafür ein.

Behalten Sie dabei auch im Hinterkopf, dass für die Umsetzung der Maßnahmen des Qualitätsmanagements gegebenenfalls Schulungen oder Weiterbildungen notwendig sind. Alle Beteiligten sollten die Qualitätsmanagement Grundsätze kennen und wissen, wie diese umzusetzen sind.

Legen Sie Ihre Ziele fest

Wenn Sie mit der Einführung von Qualitätsmanagement beginnen, dann sollten Sie sich fragen, was Sie damit genau erreichen möchten. Wünschen Sie sich eine höhere Kundenzufriedenheit? Möchten Sie die Qualität verbessern? Die Qualitätsmanagement Ziele fallen je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich aus.

Prüfen Sie, an welchen Stellen Sie sich noch verbessern könnten und welche Ziele Sie sich für den Anfang setzen möchten. Fügen Sie den einzelnen Zielen eine Frist für die Umsetzung hinzu. Achten Sie dabei immer darauf, realistisch zu bleiben und sich vor allem für den Anfang nicht zu viel vorzunehmen.

Erarbeiten Sie ein Konzept

Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die Ausarbeitung eines Qualitätsmanagement Konzepts. In diesem halten Sie fest, wie Ihr QM ablaufen soll, welche Punkte besonders zu berücksichtigen sind und welche Methoden für Qualitätsmanagement Sie nutzen werden. Ein ausgereiftes Konzept hilft Ihnen dabei, die geplanten Qualitätsmanagement Maßnahmen anschließend umzusetzen.

Achten Sie bei der Anfertigung des Konzepts auf Vollständigkeit. Halten Sie alle Teilschritte, die mit der Einführung des Qualitätsmanagements verbunden sind, detailliert fest. Das Konzept ist eine der wichtigsten Qualitätsmanagement Maßnahmen, weil es Ihnen einen konkreten Leitfaden bietet, an dem Sie sich orientieren können.

Prüfen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten

Wenn Sie derzeit darüber nachdenken, Qualitätsmanagement in Ihrem bestehenden Unternehmen einzuführen, dann besteht für Sie vermutlich keine gesetzliche Pflicht. Wenn Sie allerdings eine Pflegeeinrichtung oder ein produzierendes Unternehmen aufbauen, dann sind Sie wahrscheinlich gesetzlich dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement durchzuführen.

Es sind vor allem Unternehmen aus der Gesundheitsbranche, wie Krankenhäuser, Zahnärzte und soziale Einrichtungen, sowie Betriebe aus der Industrie, für die QM vorgeschrieben ist. Das hat einen ernsten Hintergrund: In der Gesundheitsbranche hat die Patientensicherheit oberste Priorität. Es ist deshalb enorm wichtig, dass alle Standards eingehalten werden und die Qualität der Behandlung stimmt.

In der Industrie verhält es sich ähnlich. Werden Teile hergestellt, die eine besonders hohe Sicherheit aufweisen müssen, dann kann QM gesetzlich vorgeschrieben sein. Dadurch soll verhindert werden, dass es später zu schweren Unfällen aufgrund von Qualitätsmängeln kommt.

Sie sollten deshalb genau prüfen, ob Sie Qualitätsmanagement betreiben müssen und welche Vorgaben gelten. Selbst, wenn diese Pflicht nicht besteht, bietet QM Ihnen zahlreiche Vorteile, weshalb sich die Einführung in jedem Fall lohnt.

Entscheiden Sie sich für eine Norm

Wenn Sie Qualitätsmanagement betreiben möchten, dann gibt es verschiedene Normen bzw. Leitfäden, nach denen Sie vorgehen können. Normen für Qualitätsmanagement enthalten konkrete Ziele sowie Maßnahmen für die Umsetzung.

Sie haben dabei zwei verschiedene Möglichkeiten: Sie können sich für eine branchenspezifische Lösung wie z.B. die DIN EN 15224 für das Gesundheitswesen entscheiden. Oder Sie setzen auf eine branchenübergreifende Lösung wie die ISO 9001, die am weitesten verbreitete Norm für QM.

Wenn Sie sich für eine Norm entscheiden, für die es eine offizielle Zertifizierung gibt, dann sollten Sie diese Möglichkeit nutzen. Mit einem Zertifikat senden Sie ein positives Signal an Investoren und Kunden, wodurch sich die Wahrnehmung Ihres Unternehmens deutlich verbessern kann.

Führen Sie eine Software ein

Wenn Sie die Maßnahmen für Qualitätsmanagement durchgehen, dann fällt Ihnen sicher schon jetzt auf, wie viele verschiedene Aspekte auf Sie zukommen. QM ist eine umfassende Aufgabe, die nur mit einer guten Übersicht und Struktur zu bewältigen ist. Deshalb ist es ratsam, eine Qualitätsmanagement Software, wie den QM-Pilot zu nutzen.

Diese bietet Ihnen die unterschiedlichsten Funktionen und Tools, die Ihnen das QM deutlich erleichtern. Es ist zum Beispiel eine merkliche Entlastung, dass der QM-Pilot auch als ein „digitales Qualitätsmanagement Handbuch“ fungiert, das alle wichtigen Informationen in einer Anwendung bündelt. Dabei geht er weit über das klassische Handbuch hinaus und dient als eigenständiges Managementsystem.

Der QM-Pilot bringt darüber hinaus verschiedene Funktionen rund um Ihr Dokumentenmanagement mit. Sie können beispielsweise Vorlagen und Checklisten erstellen und in der Anwendung verwalten. Anschließend können Sie zu jeder Zeit darauf zugreifen und die Dokumente bei Bedarf verteilen.

Gerne erläutern wir Ihnen mehr dazu, wie das Dokumentenmanagement unserer Software Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten.

Wenn Sie das QM erfolgreich eingeführt haben, dann ist nur der erste Schritt getan. Denn Sie sollten bedenken, dass QM keine Aufgabe ist, die Sie abschließen und fertigstellen. Es ist vielmehr ein konstanter Prozess, den Sie langfristig ausführen und der viele weitere Qualitätsmanagement Maßnahmen erfordert.

Auch dabei gilt, dass Sie die weiteren Maßnahmen für das Qualitätsmanagement an Ihre individuelle Situation anpassen müssen. Das können beispielsweise folgende Aspekte sein:

• Lassen Sie Ihr QM zertifizieren
• Prüfen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen
• Analysieren Sie Ihre Prozesse
• Führen Sie weitere individuelle Maßnahmen durch

Lassen Sie Ihr QM zertifizieren

Wenn Sie nach einer bestimmten Norm arbeiten, dann können Sie sich dafür zertifizieren lassen. Wichtig ist, dass Sie alle vorgegebenen Punkte erfüllen und dies auch belegen können. Wenn Sie beispielsweise Qualitätsmanagement nach ISO 9001 durchführen, dann wird geprüft, ob Sie die Grundsätze der Norm umsetzen.

In diesem Falle hilft es Ihnen, wenn Sie mit einer professionellen Software, wie dem QM-Pilot, arbeiten. Sie müssen sich nämlich einem Audit Ihres Qualitätsmanagements unterziehen, um eine Zertifizierung zu erhalten. In diesem wird geprüft, ob Sie alle Vorgaben berücksichtigen und die Auszeichnung verdient haben.

Praktischerweise ist der QM-Pilot auch eine Auditsoftware, in der Sie alle Termine, Informationen und notwendigen Maßnahmen festhalten können. Gerne erläutern wir Ihnen im Detail, wie das Auditmanagement des QM-Pilot Sie unterstützt und welche Funktionen es mitbringt.

Prüfen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen

Qualitätsmanagement lebt davon, dass Sie sich Ziele setzen und diese zu einem bestimmten Zeitpunkt erreichen. Sie sollten deshalb prüfen, ob Ihre Qualitätsmaßnahmen erfolgreich sind und dazu führen, dass Ihre zuvor gesetzten Ziele umgesetzt werden.

Der QM-Pilot bietet Ihnen dabei Unterstützung. Er bringt beispielsweise ein Modul für das Prozessmanagement mit: Sie können dieses nutzen, um sich den Ablauf der Prozesse im Unternehmen anzuschauen. Fallen Ihnen dabei Schwachstellen auf, können Sie diese beheben und anschließend prüfen, ob die Prozesse nun flüssiger ablaufen.

Analysieren Sie Ihre Prozesse

Einer der wichtigsten Punkte Ihrer Qualitätsmanagement Maßnahmen sollte das kontinuierliche Analysieren und Abbilden Ihrer Prozesse sein. Damit Ihr Unternehmen effizient arbeitet, ist ein reibungsloser Arbeitsablauf eine der wichtigsten Voraussetzungen. Um eventuelle Störungen zu identifizieren, benötigen Sie jedoch zunächst einen detaillierten Überblick.

Diesen erhalten Sie mithilfe einer Prozessmodellierung, die Sie mit dem QM-Pilot anfertigen können. Mithilfe eines Grafik-Editors stellen Sie Prozesse grafisch dar und charakterisieren diese dank der individuell konfigurierbaren Prozessbeschreibungen. Sie können zudem Dokumente, Risiken und Stammdaten mit den einzelnen Schritten verknüpfen.

Im Rahmen Ihrer QM Maßnahmen sollten Sie die Qualitätsmanagement Prozesse keineswegs aus den Augen lassen. Es können neue Prozesse hinzukommen oder Sie müssen bestehende anpassen. Gerne erläutern wir Ihnen weitere Details dazu, welche Optionen das Modul Prozessmanagement Ihnen bietet und wie es sich an Ihre Bedürfnisse anpasst.

Führen Sie weitere individuelle Maßnahmen durch

QM ist eine Aufgabe, die in jedem Unternehmen mit anderen Herausforderungen verbunden ist. Wie genau Ihre weiteren Maßnahmen für das Qualitätsmanagement aussehen, hängt somit von Ihrer individuellen Situation ab. Wichtig ist, dass Sie nicht auf der Stelle treten, sondern kontinuierlich daran arbeiten, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.

Fragen Sie sich also zu jeder Zeit, welche weiteren Qualitätsmanagement Maßnahmen dazu beitragen würden und welche Fehlerarten des Qualitätsmanagements sie möglicherweise begehen. Aus diesen Ergebnissen ziehen Sie dann Schlussfolgerungen, die Sie in Zukunft mit weiteren Maßnahmen optimieren können.

4 Beispiele für Maßnahmen: Einführung Qualitätsmanagement in verschiedenen Branchen

Qualitätsmanagement Maßnahmen können je nach Branche völlig unterschiedlich ausfallen. Damit Sie einen Eindruck davon erhalten, wie diese aussehen können, präsentieren wir Ihnen vier Beispiele aus verschiedenen Branchen. Diese vermitteln Ihnen einen Überblick darüber, welche Maßnahmen besonders hilfreich sein können.

In allen Fällen erhalten Sie Unterstützung durch den QM-Pilot. Er ermöglicht es Ihnen unter anderem, Prozesse abzubilden und bessere Kommunikationswege einzuführen.

Gesundheitsbranche: Hohe Kompetenz & lückenlose Kommunikation

Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen ist gesetzlich vorgeschrieben und beinhaltet verschiedene Anforderungen:

• Gerade im Gesundheitswesen ist die Dokumentation von Abläufen besonders wichtig. Eine QM Maßnahme kann sein, dass Sie z.B. mithilfe des QM-Pilot Vorlagen und Checklisten erstellen. Die Mitarbeiter können sich an diesen orientieren und bei Fragen oder Unsicherheiten die erforderlichen Schritte jederzeit nachvollziehen. Auch neue Mitarbeiter arbeiten Sie so schneller ein.
• QM hilft Ihnen außerdem dabei, Fehlerquellen zu finden und zu beheben. Kommt es z.B. zu Beschwerden, weil Patienten keine Informationen über ihre weitere Behandlung erhalten, dann gibt es anscheinend eine Lücke in der Kommunikation. Anhand einer grafischen Prozessdarstellung können Sie erkennen, wie Sie dieses Problem in Zukunft vermeiden.

Industrie: Reibungslose Prozesse & bessere Übersicht

Damit ein industrielles Unternehmen möglichst erfolgreich ist, muss die Produktion reibungslos ablaufen, während Störungen minimiert werden. Qualitätsmanagement in der Industrie ist mit folgenden Maßnahmen verbunden:

• Eine der wichtigsten Qualitätsmanagement Maßnahmen in der Industrie ist die Analyse und grafische Darstellung aller Produktionsprozesse. Kommt es zu Unterbrechungen oder Wartezeiten, dann können Sie die Quelle mithilfe der Übersicht leicht identifizieren und beheben.
• In der Industrie wird besonders großen Wert auf Zertifizierungen gelegt. Sie können Ihre Qualitätsmanagement Maßnahmen z.B. nach der Norm ISO 9001 ausrichten und dafür eine Zertifizierung erhalten. Fügen Sie das Siegel Ihrer Website und Ihren Firmenunterlagen hinzu, senden Sie ein positives Signal an Kunden und Lieferanten.

Pflege: Gesetzliche Vorgaben erfüllen & hohe Standards einhalten

Qualitätsmanagement in der Pflege ist an verschiedene Bedingungen geknüpft, da es auch für diese Branche gesetzlich vorgeschrieben ist. Dadurch fallen unterschiedlichste Maßnahmen an:

• In einer Pflegeeinrichtung können Sie mit einer Ist-Analyse beginnen und prüfen Sie, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt. Das kann z.B. der Mangel von Fachpersonal oder eine ungünstige Schichteinteilung sein. Durch geeignete Qualitätsmanagement Maßnahmen können Sie diese Probleme anschließend erkennen und beheben.
• Für die Pflege ist der wichtigste Aspekt, dass alle Patienten optimal versorgt werden. Deshalb sollten alle Qualitätsmanagement Maßnahmen darauf abzielen, die Qualität der Pflege zu verbessern. Das kann beispielsweise durch Befragungen der Patienten und der Belegschaft erreicht werden, die Sie über den QM-Pilot organisieren können.

Soziale Arbeit: Auf neue Anforderungen reagieren & Ressourcen effizienter einsetzen

Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit ist deshalb so wichtig, da sich die Anforderungen in den letzten Jahren stark verändert haben. Immer mehr Menschen benötigen Hilfe, worauf sich Sozialarbeiter und Beratungsstellen einstellen sollten. Zudem gilt es, verschiedene gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Folgende Qualitätsmanagement Maßnahmen sind in der Branche besonders wichtig:

• Das Personal in sozialen Berufen steht vor der großen Herausforderung, einer wachsenden Anzahl an Hilfesuchenden gerecht zu werden. Im Rahmen der QM Maßnahmen können Sie z.B. Schichtpläne optimieren, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für jeden Einzelfall haben.
• Soziale Einrichtungen müssen finanziert werden. Ein strukturiertes QM kann Ihnen dabei helfen, sich gegenüber Geldgebern oder auch staatlichen Institutionen zu rechtfertigen. So können Sie die Qualität Ihrer Arbeit beweisen und haben alle relevanten Informationen jederzeit griffbereit.

Es gibt die unterschiedlichsten Maßnahmen für Qualitätsmanagement: Zunächst ist dabei zu unterscheiden, welche Aufgaben Sie nur für die Einführung von QM oder anschließend dauerhaft durchführen. Darüber hinaus kann QM freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben sein – das kommt ganz auf Ihre Branche an.

Führen Sie die Qualitätsmanagement Maßnahmen, die Sie für Ihre individuelle Situation festgelegt haben, erfolgreich aus, dann können Sie eine Zertifizierung für Ihr QM erhalten.

Der QM-Pilot unterstützt Sie auf diesem Weg und passt sich dabei an Ihre spezifische Situation an. Sie möchten mehr darüber erfahren, was er genau bietet und wie er Sie unterstützt? Gerne erläutern wir Ihnen die Details in einem persönlichen Gespräch. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie einen Termin.