Ein Audit fürs Qualitätsmanagement ist eine wichtige Prüfung und sollte demnach mit kühlem Kopf und guter Vorbereitung angegangen werden. Beim Audit wird abgeglichen, ob der Ist-Zustand Ihres Qualitätsmanagements (QM) mit der Zielvorstellung übereinstimmt.

Dabei geht es um mehr als um Normenkonformität: Eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements weckt Vertrauen bei der Kundschaft, ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil und in einigen Branchen sogar verpflichtend.

Damit ist der Audit Ihres Qualitätsmanagements für Ihr gesamtes Unternehmen hochrelevant, da sich damit Potenziale entdecken und Schwachstellen beseitigen lassen. Was unter einem Qualitätsmanagement-Audit zu verstehen ist und wie Sie es erfolgreich durchlaufen, lesen Sie hier.

Was ist ein Audit im Qualitätsmanagement?

Ein Audit Ihres Qualitätsmanagements ist eine Überprüfung der Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen und Prozesse. Es geht um einen Abgleich der Anforderungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb – ein Soll-ist-Vergleich also. Streben Sie danach, Ihr Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zu zertifizieren, sind diese Anforderungen durch die ISO 9001 definiert.

Dabei kann ein QM-Audit verschiedene Formen annehmen:

• Systemaudit … ist das umfassendste QM-Audit, denn hierbei werden Implementierung und Funktionalität des kompletten Qualitätsmanagementsystems im Audit überprüft, und zwar in sämtlichen Unternehmensbereichen. Es muss sowohl internen Unternehmensrichtlinien entsprechen als ggf. auch behördlichen Vorgaben.
• Prozessaudit … nimmt die Abläufe Ihres Unternehmens unter die Lupe, wobei Zeit, Präzision oder z. B. auch die Materialzusammensetzungen in Produktionsprozessen eine Rolle spielen können.
• Produktaudit …die Resultate stehen im Fokus, denn bei diesem QM-Audit werden Produkte oder Dienstleistungen auf Qualität, Normeneinhaltung und Kundenanforderungen geprüft, wobei auch die Produktdokumentation wichtig ist.
• Compliance-Audit … eine Konformitätsprüfung, bei der untersucht wird, ob Ihr Unternehmen in jeglicher Hinsicht regelkonform und gesetzestreu operiert und sämtlichen Vorschriften gerecht wird.

Externes Audit vs. internes Audit im Qualitätsmanagement

Audits werden durch Mitarbeitende, Kunden und offizielle Prüfer umgesetzt. Hierbei wird begrifflich ebenfalls differenziert:

• Interne Audits … werden durch das Unternehmen beauftragt (Mitarbeitende oder externe Berater) und gelten als First-Party-Audits.
• Externe Audits … werden im Falle von Second-Party-Audits von Kunden durchgeführt, bspw. zu Abläufen und Produktqualität. Bei sogenannten Third-Party-Audits sind hingegen unabhängige Auditoren für Qualitätsmanagement im Einsatz.

Interne Audits sind eine gute Möglichkeit, um sich auf externe Audits vorzubereiten. Audits durch Kunden werden insbesondere auf die Kundenbeziehungen einzahlen, während allein Audits durch unabhängige Prüfer zur Zertifizierung führen.

Was wird in einem Audit geprüft?

In einem Audit werden die Qualitätsmanagementabläufe, -systeme und -aktivitäten in Ihrem Unternehmen geprüft. Wichtig ist: Das Audit ist eine systematisierte, standardisierte Prüfung, welche die Einhaltung von Standards und Regeln objektiv beurteilt, und deren Ergebnisse und Beobachtungen sorgfältig dokumentiert werden müssen. Folgende Ziele verfolgt ein Audit:

• Schwachstellen identifizieren: Gerade ein internes Audit Ihres QM führt Ihnen eventuelle Schwachstellen vor Augen.
• Optimierung: Nach Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten können Sie Abläufe, Systeme und Produkte optimieren.
• Gesetzeskonformität: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist u. a. wichtig, um Ihr Unternehmen in Haftungsfragen zu schützen.
• Zertifizierung: Das Hauptziel ist, einen Betrieb oder ein Unternehmen durch ein Audit des QM offiziell zertifizieren zu lassen.

Der konkrete Ablauf eines Audits des Qualitätsmanagements richtet sich nach dem Trio: Ziele, Vorbereitung und Durchführung sowie Nachbereitung. So nähern Sie sich einem QM-Audit:

1. Machen Sie sich mit den Vorgaben Ihrer Branche vertraut.
2. Legen Sie konkrete, erreichbare und sinnvolle Ziele fest, wie bspw. „Digitalisierung der Prozessdokumentation“.
3. Widmen Sie sich der Vorbereitung, indem Sie Ihr Team für das Thema Qualitätsmanagement im Unternehmen sensibilisieren und Qualitätsmanager oder interne Auditoren benennen und beauftragen.
4. Die Qualitätsmanager machen sich systematisch an die Prüfung und halten ihre Ergebnisse sorgfältig fest.
5. Das Auditoren-Team bewertet Abläufe, Produkte, Dienstleistungen und Schwachstellen und berichtet hierüber schriftlich.
6. Nun folgt das Massnahmenmanagement, um ausgemachte Optimierungspotenziale auszuschöpfen und Fallstricke zu vermeiden.
7. Sodann muss mit einer Wirksamkeitsprüfung getestet werden, ob die ergriffenen Maßnahmen zum Erfolg und zu echter Optimierung geführt haben.
8. Wenn sich Ihr Unternehmen sattelfest fühlt, können Sie externe Auditoren für das Zertifizierungsaudit beauftragen.

Vorteile oder nur Prüfungsstress? Die strategische Bedeutung eines Audits des Qualitätsmanagements

Wer denkt, ein Audit des Qualitätsmanagements sei lediglich ein Kontrollorgan, das mit reichlich Prüfungsstress daherkommt, verkennt seine strategische Bedeutung. Audits des QMS (Qualitätsmanagementsystems) sind ein strategisches Managementinstrument, denn sie sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bleibt. Wenn Sie Audits im Qualitätsmanagement zur Routine machen und regelmäßig durchführen, winken Ihnen relevante Wettbewerbsvorteile:

• Qualitätssicherung: Audits Ihres QM stellen sicher, dass die Mechanismen zur Gütesicherung funktionieren.
• Effizienz: Insbesondere die genaue Beobachtung Ihrer Prozesse wird Möglichkeiten aufzeigen, noch effizienter mit Rohstoffen, Zeit und Geld zu operieren.
• Sensibilisierung: Regelmäßige Audits schärfen den Blick Ihrer Mitarbeitenden für hohe Ansprüche.
• Kundenbindung: Qualität setzt sich durch – bei Bestands- wie Neukunden. Sind Ihre Waren oder Dienstleistungen bekannt für anhaltend hohe Qualitätsstandards, kann Ihnen das nur nützen.
• Sichtbarkeit: Gerade eine Zertifizierung Ihres QM erhöht die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens und hebt es von Wettbewerbern ab.
• Vorausschauend: Wenn Sie Ihre Prozesse und Systeme regelmäßig hinterfragen, reagieren Sie schneller auf Änderungen am Markt und können Qualitätsverlusten vorbeugen.

Wie bereite ich mich auf ein Audit vor? Erfolgsfaktoren & Tipps

Wie jede Prüfung will auch ein Audit sorgfältig vorbereitet sein. Mit unseren Tipps sind Sie gerüstet, wenn insbesondere ein Third-Party-Audit zu Zertifizierungszwecken ins Haus steht:

1. Setzen Sie auf Digitalisierung! Eine QM-Software wie der QM-Pilot, die Sie noch dazu über ein Modul als Audit-Software einsetzen können, setzt Sie in die richtige Spur.
2. Nur ein Team, das die Relevanz des Audits fürs QMS versteht, kann richtig handeln. Sorgen Sie, bevor es losgeht, für gründliche interne Kommunikation und holen Sie alle Mitarbeitenden thematisch ab!
3. Schaffen Sie Verständnis für die Rolle des Auditors. Er will niemandem Böses und überprüft keine Personen bzw. Mitarbeitenden, sondern die Abläufe und das QMS in Ihrem Unternehmen.
4. Haben Sie Ihre Prozesse im Griff! Unstrukturierte Abläufe und unklare Zuständigkeiten sind Gift für das Audit Ihres Qualitätsmanagements. Das beste Gegenmittel ist eine Software inklusive Prozessmodellierung, damit alle Prozesse anschaulich und unmissverständlich werden.
5. Planen Sie ausreichend Zeit und personelle Ressourcen ein, um das Audit des Qualitätsmanagements zu begleiten und den Auditor zu unterstützen.
6. Mit einer gründlichen internen Vorprüfung bzw. einem internen Audit beugen Sie bösen Überraschungen vor und können sicher ins externe Audit gehen.

Beim Audit des Qualitätsmanagements ist es wichtig, einerseits die Tragweite zu begreifen, sich andererseits aber nicht verrückt machen zu lassen. Es geht nicht darum, dass man Ihrem Unternehmen Fehler nachweisen möchte. Vielmehr zeigt es Ihnen im „schlimmsten“ Fall Optimierungspotenzial auf und zeichnet im besten Fall Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen sowie die Ihres Teams aus.

Mit positivem Mindset und gründlicher Vorbereitung muss niemand ein Audit scheuen. Schon gar nicht, wenn Sie von Beginn an auf digitalen Support setzen, um Ihr QM wirkungsvoll zu unterstützen. Wir zeigen Ihnen, was der QM-Pilot für Ihr Unternehmen leisten kann: Umfassendes digitales QM, Visualisierung von Prozessen und saubere Dokumentation sind nur einige wichtige Features – fordern Sie gerne eine kostenlose Demo an!