Ihr Unternehmen steht täglich vor zahlreichen komplexen Aufgaben, die strukturiert ablaufen müssen, um den Geschäftserfolg sicherzustellen. Ihnen Doch haben Sie den vollen Überblick über sämtliche Geschäftsprozesse? Mit zunehmender Digitalisierung erfassen Unternehmen immer mehr Daten – aber die Prozesse werden oft vernachlässigt.

Mithilfe der Prozessmodellierung erfassen und optimieren Sie sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen. So haben Ihre Mitarbeitenden stets den Überblick und die visuelle Prozessdarstellung vermittelt Ihnen effektiv relevante Informationen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Ratgeber, warum die Prozessmodellierung eine grundlegende Qualitätsmanagement-Maßnahme ist und welche Vorteile Sie Ihrem Unternehmen bietet. Außerdem stellen wir Ihnen Methoden und Tools vor, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse abbilden können.

Was ist Prozessmodellierung?

Mittels Prozessmodellierung erstellen, visualisieren und analysieren Sie Aktivitäten in Ihrem Unternehmen. Einerseits gestalten Sie mit der grafischen Darstellung Prozesse übersichtlicher und transparenter. Andererseits die Modellierung zur Erkennung von Schwachstellen, was Ihnen die Möglichkeit eröffnet, Optimierungen von Prozessen vorzunehmen.

Warum Sie Arbeitsprozesse modellieren sollten: Nutzen & Vorteile

Mittels der Modellierung können Unternehmen ihre Prozesse samt aller Aktivitäten darstellen, je nach gewünschtem Detaillierungsgrad. Sie ist ein Element des Qualitätsmanagements (QM), das auf Effizienz und stetige Optimierung abzielt. Konkret ergeben sich durch die Prozessdarstellung folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Anschaulichkeit: Ihre Teammitglieder verstehen komplexe Vorgänge leichter
• Klarheit: Sie können anhand des Modells Angestellte schneller einarbeiten
• Gesamte Erfassung: Durch die Darstellung von Beginn bis zum Ziel sind Prozesse besser planbar
• Lückenlosigkeit: Die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Mitarbeitende wichtige Arbeitsschritte vergessen & Sie vermeiden die doppelte Ausführung von Prozessen
• Optimierungspotenzial: Verantwortliche sehen Abläufe deutlicher, können sie anhand von Daten besser analysieren & Arbeitsprozesse optimieren
• Entwicklung von Szenarien: Die Modellierung wird genutzt, um neu designte Arbeitsprozesse darzustellen & deren Auswirkungen zu kalkulieren
• Kommunikation: Durch Prozessmodellierungen entstehen unter den Mitarbeitenden weniger Missverständnisse
• Zuständigkeit: Mit Visualisierungen können Sie und Ihre Angestellten nachvollziehen, welches Teammitglied für welche Aufgaben verantwortlich ist

Umfangreiche Einsatzmöglichkeiten: Anwendungsgebiete der Prozessmodellierung

Die Prozessmodellierung findet in mehreren QM-relevanten Bereichen Anwendung. Sie ist ein grundlegendes Instrument von QM-Prozessen, mit denen Zielstellungen wie beispielsweise eine stetige Optimierung, Schwachstellenanalysen oder auch die Implementierung neuer Abläufe gelingen.

Im Kern steht die Frage: Wer macht was, zu welchem Zeitpunkt, wie und mit welchen Mitteln? Mit präzisen Darstellungen ist dies klar nachvollziehbar. Die Modellierung hilft bei:

• Prozessdokumentation vorhandener Arbeitsprozesse
• Darstellung interner & externer Prozesse (z.B. Zusammenarbeit mit Zulieferern)
• Fehleranalyse bzw. Analyse ineffizienter Prozesse
• Ermittlung der Anforderungen an neue Anwendungen & Planung der Abläufe neuer Prozesse
• Als Hilfe zur Einarbeitung oder als Nachschlagewerk für Teammitglieder

Wie können Unternehmen idealerweise Prozesse erfassen und visuell darstellen? Für die Abbildung von Arbeitsprozessen können Sie verschiedene Ansätze mit unterschiedlichem Fokus nutzen, die Sie je nach Art des Prozesses auswählen oder kombinieren können.

Geschäftsprozesse modellieren auf drei Ebenen

Bei der Prozessmodellierung ist es sinnvoll, wenn Sie sich der konkreten Darstellung von Workflows auf mehreren Ebenen nähern. Mit diesem schrittweisen Vorgehen erfassen Sie nach und nach spezifische Details in der Modellierung.

• Strategische Ebene: Hierbei steht die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Mittelpunkt. Sie umreißen einzelne Abläufe allgemein und es geht in erster Linie um die Vision und Ziel als Ganzes.
• Taktische Ebene: Diese Ebene fokussiert sich primär darauf, wie die strategischen Ziele erreicht werden. In diesem Schritt legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern fest und identifizieren Schnittstellen. Nicht zuletzt beschreiben Sie alle Aktivitäten, allerdings ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Es geht darum, die Brücke zwischen der Strategie bzw. den langfristigen Unternehmenszielen sowie der operativen Umsetzung zu schlagen.
• Operative Ebene: Diese Ebene ist hilfreich, um konkrete Geschäftsprozesse zu modellieren. Das kann zeitliche Abläufe, Interaktionen mit Systemen, Ressourcen-Management und viele weitere Prozesse betreffen. Mit Hilfe von verschiedenen Diagrammen, die sich nach der jeweiligen Aufgabe richten, stellen Sir die Prozesse dar. Dabei entscheiden Sie selbst, wie sehr sie ins Detail gehen.

Prozessmodellierung & Prozessdarstellung Methoden

Haben Sie inhaltlich die drei Ebenen der Geschäftsmodellierung aufbereitet, wählen Sie nun die passenden Visualisierungsmethoden. Die bekanntesten Methoden sind folgende:

• BPMN (Business Process Model and Notation): Diese Methode gehört zu den flexibelsten und erfordert wenig Vorerfahrung. Alle Aktivitäten eines Prozesses werden gesammelt und die Reihenfolge und Abhängigkeiten in einem Flussdiagramm verdeutlicht. BPMN wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt und ist ein ISO-Standard.
  
• UML (Unified Modeling Language): Diese Methode wird am häufigsten verwendet, da sie sich für mehrere Zwecke einsetzen lässt. Dazu gehören Analyse, Implementation, Designen und Testen oder Dokumentation von Systemen. UML verwendet spezielle Prozessmodellierung Symbole zur eindeutigen Verständigung. Je nach Anforderung kann es Prozesse in sequenziellen Diagrammen, Flussdiagrammen oder Zustandsdiagrammen darstellen.
• EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten): Diese Methode fokussiert sich auf Ereignisse, die wiederum Aktivitäten auslösen. Mit der Darstellung durch Pfeile lassen sich Verbindungsketten identifizieren und komplexe Vorgänge werden aufs Wesentliche heruntergebrochen.

Damit Sie die Prozessmodellierung an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, sollte eine unterstützende Software verschiedene Methoden beherrschen. Im Prozessmanagement-Modul des QM-Pilot stehen Ihnen z.B. alle Modellierungsoptionen zur Verfügung.

Geschäftsprozesse darstellen: Prozessschaubilder & Modelle

Ist die Methode gewählt, mit der Sie Geschäftsprozesse modellieren, benötigen Sie geeignete Schaubilder zur Prozessdarstellung. Diese Schaubilder repräsentieren den Prozess, wobei sich für unterschiedliche Zwecke (z.B. Darstellung des Zeitplans oder Zuständigkeiten) verschiedene Modelle eignen:

• Swimlane Map: Swimlane bedeutet auf Deutsch „Schwimmbahn“ und verdeutlicht die Rollen und Interaktionen aller Beteiligten. Aktivitäten werden als Schwimmbahnen dargestellt. Es bildet die Verantwortlichkeiten aller am Prozess beteiligten Personen ab.
• PERT-Diagramm: Dieses Schaubild eignet sich zum Darstellen eines Zeitplans. Einzelne Aufgaben sowie der komplette Prozess können zeitlich kalkuliert werden. Das PERT-Diagramm eignet sich vor allem, um Projektdauer mit Führungskräften zu kommunizieren.
• Gantt-Diagramm: Mittels Balken stellt das Gantt-Diagramm einerseits eine Zeitleiste dar, andererseits erhalten Sie Übersicht über alle einzelnen Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten. Das Diagramm ist eine vereinfachte Darstellung des gesamten Prozessablaufs.

Prozessablauf darstellen & beschreiben: Wie modelliert man einen Prozess?

Prozesse sind komplex, ihre Darstellung muss es jedoch nicht sein, wenn Sie die Modellierung nach Auswahl der passenden Methoden und Modelle Schritt für Schritt vornehmen:

1. Schritt: Identifizieren Sie den Prozess

Stellen Sie sich zu Beginn die Frage, welche Prozesse Sie modellieren möchten. Modellieren Sie am besten einen Prozess nach dem anderen und nicht mehrere gleichzeitig, um sich nicht zu verzetteln. Priorisieren Sie also einen konkreten Prozess, dessen Effizienz Sie steigern wollen oder der Ihren Mitarbeitenden immer wieder Probleme bereitet.

2. Schritt: Listen Sie alle Aktivitäten auf

Notieren Sie alle Aufgaben, die in dem Prozess umgesetzt werden. Dazu zählt auch die Verteilung der Verantwortlichkeiten. Die Reihenfolge ist hier noch nicht relevant, allerdings die Vollständigkeit. Stimmen Sie sich daher mit allen beteiligten Teammitgliedern ab.

3. Schritt: Definieren Sie die „Prozesssprache“

Legen Sie fest, welche Bezeichnungen Sie für die Prozessmodellierung benutzen. Eine einheitliche Prozesssprache – also klare Bezeichnungen und kohärente Nutzung von Prozess-Symbolen – umschifft Missverständnisse. Wählen Sie zwischen den vorgestellten Methoden BPMN, UML und EPK oder nehmen Sie eine eigene Version und arbeiten Sie an geeigneten Stellen mit Ja/Nein-Fragen.

4. Schritt: Wenden Sie das KISS-Prinzip an

Das KISS-Prinzip (Keep it short and simple) gilt für die gesamte Vorbereitung. Verlieren Sie sich nicht in Details und Eventualitäten, sondern stellen Sie die Basics eines Prozesses kurz und knapp dar. Berücksichtigen Sie dabei die drei Ebenen: strategisch, taktisch, operativ.

5. Schritt: Nutzen Sie eine Software zur Prozessmodellierung

Früher wurden im QM Modellierungen aufwendig per Hand aufgezeichnet, heute können Unternehmen die Prozessmodellierung mit wenigen Klicks digital vornehmen. Mit einer Prozessmodellierung-Software wie dem QM-Pilot erstellen Sie Flowcharts und Prozessabläufe direkt im QM-System und für alle einsehbar. Zudem können Sie aktuelle Versionen von Dokumenten (Checklisten, Vorgaben etc.) direkt in der Prozessmodellierung mit dem entsprechenden Ablauf verknüpfen.

6. Schritt: Holen Sie Feedback ein

Sobald Sie die Prozessmodellierung erstellt haben, sollten Sie die Beteiligten an dem Prozess um Meinung bitten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess verstanden und eventuelle Missverständnisse ausgeräumt haben.

7. Schritt: Analysieren & verbessern Sie den Prozess fortlaufend

Sobald Ihre Prozessmodellierung und -darstellung erprobt und die Abläufe erfolgreich sind, können Sie nach Optimierungsmöglichkeiten suchen. Identifizieren Sie Schwachstellen und halten Sie Rücksprache mit Ihren Teammitgliedern. Nutzen Sie das Feedback, um Ihre Arbeitsprozesse zielgerichtet zu verbessern.

Wie sieht Prozessmodellierung in der Praxis aus? Als Prozessmodellierung Beispiel eignet sich der Beschaffungsprozess der Einkaufsabteilung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die komplexen Prozesse in diesem Unternehmensbereich modellieren und wie eine Prozessmanagement-Software wie der QM-Pilot Sie dabei unterstützt.

1. Vorbereitung: Schaffen Sie die optimale digitale Grundlage für die Prozessmodellierung. Sollten Sie bereits eine Qualitätsmanagement-Software oder ein ähnliches Produkt nutzen, prüfen Sie, ob die Prozessmodellierung damit möglich ist. Alternativ führen Sie ein Tool wie den QM-Pilot ein, der ein Modul zum Prozessmanagement besitzt, intuitiv bedienbar und individuell konfigurierbar ist.
2. Prozesse darstellen: Erfassen Sie Aktivitäten wie Bedarfsermittlung, Genehmigung, Angebotsrecherche und Vergleich von Angeboten, Bestellung, Lieferung und Zahlung. All diese Prozesse können Sie Schritt für Schritt mit der Software erfassen.
3. Dokumentation: Die Software unterstützt Sie darüber hinaus bei der Dokumentation der Historie der Prozesse, sodass die Versionierung, Prüfung und Freigabe nachvollziehbar abrufbar ist.
4. Prozesse modellieren: Modellieren Sie die Prozesse grafisch mit Hilfe von Layouts und frei gestaltbaren Prozessstrukturen. Mit wenigen Klicks können Sie Flowcharts erstellen und eine dynamische Prozesslandschaft generieren.
5. Prozesse optimieren: Anhand der Modellierung beobachten Sie den Beschaffungsprozess. Dank der visuellen Darstellung und der detaillierten Dokumentation in der Software erkennen Sie Verbesserungspotenziale. Nach und nach können Sie die einzelnen Aufgaben bearbeiten und effizienter gestalten.

Erfolgreiches QM dank detaillierter Analyse & Visualisierung von Prozessen

Durch Prozessmodellierung steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens und schaffen klare Kommunikationsstrukturen für alle Mitarbeitenden. Indem Sie Geschäftsprozesse darstellen, können Sie und Ihre Angestellten Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abläufe und Abhängigkeiten nachvollziehen.

Dabei unterstützt Sie eine Prozessmodellierung-Software wie der QM-Pilot: Sie erstellen in wenigen Schritten Prozessabläufe und machen diese Ihrem gesamten Team transparent zugänglich. In diesem Sinne wird die Prozessmodellierung zur treibenden Kraft eines integrierten Qualitätsmanagements, das alle Geschäftsprozesse von der Planung und Umsetzung bis zur Prozessoptimierung umfasst.

Möchten Sie Ihre Prozesse mittels Prozessmodellierung schneller und produktiver gestalten? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch und lernen Sie den QM-Pilot kennen!