Bitte mal die Hand heben: Wer kennt noch Whiteboards und Flipcharts mit krummen Pfeilen und unleserlichen To-dos, um Prozesse und Zuständigkeiten abzubilden? Wenn Ihnen gerade ein paar alte Bekannte des Büroalltags wieder begegnet sind, haben wir eine gute Nachricht für Sie: Es geht auch anders. Und zwar, wie sollte es in heutiger Zeit anders sein, digital und vor allem einfacher.

Der Schlüssel zu mehr Effizienz und Transparenz in Ihren betriebsinternen Abläufen ist eine Prozessmanagement-Software. Sie meinen, diese Benefits bringen Ihnen auch eine Excel-Tabelle? Nun ja, auch wenn sie ebenfalls ihre starken Seiten haben mag, gibt es gute Gründe, auf ein spezialisiertes Prozessmanagement-Tool zu setzen. Dann wissen Sie stets, wie der Hase betriebsintern läuft. Wir erklären Ihnen, warum und wieso.

Was macht man im Prozessmanagement? Im Prozessmanagement geht es darum, in betriebsinternen Abläufen den Überblick zu haben. Wer ist wofür zuständig, welche Aufgaben werden wann erfüllt und welche Ressourcen werden dafür genutzt – ein vollständiger Überblick und die Kontrolle über alle Abläufe und deren Ergebnisse.

Was ist ein Prozessmanagement-Tool?

Ein Prozessmanagement-Tool ist eine Software, die sämtliche administrativen Aufgaben und Handlungsabläufe eines Unternehmens digital und zentral erfasst, bündelt und so nachvollziehbar und überprüfbar macht. Wichtig ist, dass die Software für Prozessmanagement online ist und ihre Funktionen per Webbrowser verfügbar sind, damit Ihr Team sie auch via Smartphone oder Laptop nutzen kann.

Filzstifte, Flow-Charts & Funktionen: Was muss Prozessmanagement-Software können?

Bevor Sie sich für eine Prozessmanagement-Software entscheiden, sollten Sie deren Funktionen genau unter die Lupe nehmen. Eine gute Prozessmanagement-Software erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Ein unzureichendes Tool hingegen ist im besten Fall eine Fehlinvestition oder überfordert Sie und Ihre Mitarbeitenden – gravierender wären unternehmerische Fehlentscheidungen.

Wichtig ist schon mal, dass die Filzstifte eine Pause bekommen, weil Sie Abläufe übersichtlich digital abbilden können. Was aber sollten Prozessmanagement-Tools neben grafischen Skills sonst noch im Gepäck haben, um Ihnen wirkungsvoll den Durchblick zu verschaffen?

Wir zeigen Ihnen am Beispiel des Prozessmanagement-Moduls des QM-Pilot, was eine Projektmanagement-Software können sollte:

Sie sehen also: Mit der Prozessmanagement-Software QM-Pilot werden Dokumente und Prozesse zentral an einem Ort gespeichert und Zuständigkeiten der Abläufe im Voraus geklärt. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und verschwenden keine Zeit mehr für die Suche nach Prozessen oder Verantwortlichen.

Die Funktionen einer hilfreichen Prozessmanagement-Software haben Sie bereits kennengelernt. Als Unternehmer wollen Sie aber auch wissen, welche Vorteile sich daraus für Ihr Business ergeben. Kein Problem – die liefern wir Ihnen gern:

• Zeitfresser eliminieren: Im Unternehmensalltag gibt es viele kleine Zeitfresser, welche die Effektivität und damit Ihren geschäftlichen Erfolg hemmen. Insbesondere die Suche nach Dokumenten und unklare Zuständigkeiten kosten Ihre Mitarbeitenden Zeit.
• Nie wieder unterwegs auf dem Trockenen: Dadurch, dass Ihre Software einen Online-Zugriff ermöglicht, können Ihre Mitarbeitenden überall auf Ihre Abläufe und Flow-Charts zugreifen. Dadurch müssen Abläufe nicht mehr vor Ort geklärt werden, sondern sind auch unterwegs einsehbar.
• Höhere Genauigkeit: Prozessmanagement-Tools bieten Ihnen einen einfachen Editor zur Modellierung von Ablaufdiagrammen. Dadurch können Sie einen neuen Prozess in wenigen Minuten anlegen und bequem verwalten. Die mühsame Darstellung per Hand fällt hierdurch weg und Sie sorgen gleichzeitig für mehr Genauigkeit.
• Immer auf dem neuesten Stand:Prozesse verändern sich im Laufe der Zeit. Eine Prozessmanagement-Software zeigt Ihnen die Prozesshistorie transparent an und stellt automatisch die neueste Version zur Verfügung. So finden innerhalb Ihres Unternehmens keine Prozessvarianten mehr Anwendung, die vielleicht schon längst überarbeitet worden sind.
  
  
  
  
• Keine Fristen mehr vergessen: Einzelne Dokumente und Prozesse müssen nach einer gewissen Zeit gelöscht oder verändert werden. In einem Unternehmen können diese Fristen schnell vergessen werden. Eine Prozessmanagement-Software schickt Ihnen Benachrichtigungen und Erinnerungen zu, wenn eine Frist einzuhalten ist.
• Schnelleres Onboarding: Ein weiterer Vorteil eines übersichtlichen Prozessmanagements ist, dass es wie eine Landkarte für neue Mitarbeitende ist. Sie können sich rasch in den Unternehmensstrukturen orientieren, statt sich mühsam durchfragen zu müssen.

4 wertvolle Tipps: Auswahl, Prozess-Software & worauf zu achten ist

So viel also zu den Vorteilen, die Ihr Unternehmen mit der richtigen Prozessmanagement-Software erwarten darf. Aber welches aus den vielen Prozessmanagement-Tools auswählen? Immerhin bietet der Markt ja einige Optionen. Neben allen wichtigen Funktionen, sollten Sie beim Vergleich auch auf diese Punkte achten, um die beste Auswahl zu treffen:

1. Seien Sie anspruchsvoll: Setzen Sie Ihre Standards hoch an – schließlich sind gelingende Prozesse für Ihr QM-Management unabdingbar. Mit halbgaren Lösungen hingegen werden Sie nicht weit kommen.
2. Nicht zu komplex: Intuitive Bedienbarkeit ist ein wesentliches Merkmal, um das Qualitätsmanagement Ihrer Prozesse mit einer Prozessmanagement-Software zu sichern. Ihre Mitarbeitenden müssen das Tool schnell verstehen und leicht anwenden können. Machen Sie es sich und ihrem Team daher nicht unnötig schwer mit zu komplexer Software.
3. Lückenlose Dokumentation: Relevant ist auch, dass Ihre Prozessdokumentation mit Perlen auf einer Schnur vergleichbar ist – sprich ohne Lücken und Fragezeichen. Darum ist auch eine dokumentierte Historie so wichtig, um nachvollziehen zu können, wann, wie und warum sich Abläufe geändert haben.
4. Finger weg von Freebies: Eine kurze Online-Recherche wird Ihnen zweifelsohne einige Open-Source-Lösungen liefern. Aber … Sie kennen das Sprichwort, was nichts kostet, ist auch nichts? Ganz so streng müssen wir hier zwar nicht sein, denn für Kleinunternehmer sind sie evtl. hilfreich. Aber seien wir ehrlich – Ihre hochwertigen Produkte bieten Sie schließlich auch nicht kostenlos an, oder?

Gehen wir jetzt von folgendem Szenario aus: Sie haben sich für die passende Prozessmanagement-Software entschieden. Nun gilt es, die digitale Lösung in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Damit es nicht zu Komplikationen kommt, informieren Sie sich unbedingt vorab, wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie das Prozessmanagement-Tool einführen. Mit dem QM-Pilot gelingt das z.B. so:

• Da der QM-Pilot webbasiert läuft, müssen Sie ihn nicht auf Ihren lokalen Rechnern und Servern installieren – Ihre Inhouse-IT wird es Ihnen danken!
• Stattdessen bekommen Sie und Ihre Mitarbeitenden mit der Lizenz mit jedem vorhandenen internetfähigen Gerät Zugang zum QM-Pilot.
• Auf Wunsch bieten wir ein 90-minütiges Online-Seminar an, in dem wir Ihr Team schulen und alle offenen Fragen beantworten.

Und das war’s auch schon!

Beispiel in der Anwendung: Prozessmanagement-Software in der öffentlichen Verwaltung

Ein dokumentiertes Prozessmanagement ist eine der Voraussetzungen für eine Zertifizierung des Qualitätsmanagements nach der Norm ISO 9001:2015. Daher ist es in vielen Branchen gefragt, aber ebenso in Verwaltung und Behörden. Auch wenn die Verwaltung auf den ersten Blick nicht viel mit einem Wirtschaftsunternehmen gemein hat, sind optimierte Prozesse auch dort mehr als sinnvoll.

In der öffentlichen Verwaltung ist Prozessmanagement-Software ein wesentlicher Baustein für durchdachte organisatorische Abläufe:

Schon mit einfach zu erstellenden Flow-Charts, wie Sie es im QM-Pilot anlegen können, wird auf einen Blick klar, wie ein Vorgang zu bearbeiten ist und wer dafür zuständig ist samt der dazugehörigen Dokumente und Informationen. Auch Neulinge am Arbeitsplatz können Anliegen und Anfragen sofort richtig zuordnen, statt sie hilflos an die nächste Abteilung zu übergeben.

Für Arbeit mit Struktur: Prozessmanagement-Software ist Landkarte & Kompass in einem

Mit einer guten Prozessmanagement-Software haben Sie die Landkarte Ihrer betriebsinternen Abläufe in der Hand und gleichzeitig den Kompass, um sich darin zurechtzufinden. Und wenn es einer Kursänderung im laufenden Prozess bedarf – kein Problem, mit einem Tool wie dem QM-Pilot können Sie diesen nicht nur skizzieren und nachzeichnen, sondern aktiv gestalten und mit allen wesentlichen Informationen ausstatten.

Eine Software für Prozessmanagement gibt Ihnen und Ihrem Team Orientierung und die Chance auf Optimierung, denn endlich ist auf einen Blick klar, wie der sprichwörtliche Hase läuft. Sie möchten genau wissen, wie Sie mit einer Prozessmanagement-Software Licht in Ihre internen Abläufe bringen? Wir erklären Ihnen gerne die Features des QM-Pilot als Prozess- und Qualitätsmanagement-Software und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.