Kennen Sie den Spruch „Wer sich nicht verbessert, hört auf, gut zu sein“? Wenngleich der in jedem Lebensbereich Gültigkeit hat, ist er insbesondere im Business relevant. Denn die Qualität von Produkten und Dienstleistungen ist die Basis für Kundenvertrauen und Unternehmenserfolg. Und fest steht: Optimierungspotenzial gibt es in jedem Betrieb.

Um dieses Potenzial strategisch auszuschöpfen, ist QM-Management (Qualitätsmanagement) unabdingbar. Wenn Sie nicht aktiv auf QM setzen, verschenken Sie Umsatz und lassen der Konkurrenz den Vortritt. Wie QM-Management Ihrem Unternehmen helfen kann und welche Aufgaben im QM konkret auf Sie zukommen, zeigen wir Ihnen jetzt.

Was versteht man unter QM?

Was ist QM-Management? Beginnen wir mit einer Definition. Unter Qualitätsmanagement versteht man den Aufbau eines Systems, das die Überwachung und Verbesserung von Prozessen ermöglicht. Ziel ist es, alle Abläufe sowie die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu optimieren und branchenspezifische Normen zu erfüllen.

Im Überblick: Die wichtigsten Aufgaben im Qualitätsmanagement

So viel zur Theorie. In der Praxis stellt sich allerdings die Frage, welche Aufgaben im Qualitätsmanagement auf Sie zukommen. QM und seine Bedeutung werden noch deutlicher, wenn wir einen Blick auf die Kerndisziplinen des QM-Managements werfen:

• Optimierung der Prozesse: Der zentrale Anspruch an QM ist, die internen und externen Abläufe sowie Strukturen Ihres Unternehmens abzubilden, um anschließend das Optimierungspotenzial zu eruieren.
• Normen & Anforderungen: Je nach Branche gibt es unterschiedliche Normen, denen möglicherweise auch Ihr Betrieb genügen muss. Die Einhaltung kann gesetzlich vorgeschrieben sein, wird aber in jedem Fall das Vertrauen Ihrer Kundschaft stärken.
• Audits durchführen: Ein Audit vergleicht den Soll- mit dem Ist-Zustand und prüft, ob Sie die gesteckten Anforderungen an Ihr QM-Management erfüllen. Ist das der Fall, können Sie für Ihr QM-Management eine Zertifizierung erhalten.

Ziele & Bedeutung: QM-Management für Ihren Unternehmenserfolg

Es ist aber nicht nur wichtig zu wissen, was zu tun ist, sondern auch, wo Sie hinwollen. Natürlich ist das übergeordnete Ziel des Qualitätsmanagements, Ihren Unternehmenserfolg auszubauen. Dazu tragen verschiedene Aspekte bei:

• Vermeidung von Kosten: Kosten entstehen oft durch Fehler in Prozessen und Aufgaben oder unnötige Risiken. Durch QM finden Sie heraus, an welchen Stellen es hakt und wo Sie Ihren Umsatz steigern können.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Je besser die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen, desto besser sind auch Ihre Kundenbeziehungen. Das führt zu einer Umsatzsteigerung und langfristigen Kundenbindung.
• Effizienzsteigerung: Je optimaler Ihre Prozesse ablaufen, desto mehr Leistung kann Ihr Team in weniger Zeit bei geringeren Kosten und mit niedrigerer Fehlerdichte erbringen.
• Transparenz: Zu den Methoden für Qualitätsmanagement gehört es, Prozesse transparent abzubilden und klare Verantwortlichkeiten festzulegen. So können Sie Fehlerquellen identifizieren und Gegenmaßnahmen entwickeln.
• Fehlerkultur: Teil des QM-Managements ist es, in Ihrem Unternehmen eine Fehlerkultur zu etablieren. Vor allem der konstruktive Umgang mit Fehlern ist für Ihre Unternehmenskultur und ein gutes Betriebsklima von zentraler Bedeutung.

Neben den Aufgaben und Zielen steht hinter QM-Management eine Systematik, die anhand der Qualitätsmanagement-Grundsätze am besten verständlich wird. Mit diesen QM-Prinzipien bringen Sie die Qualität Ihres Angebots auf ein höheres Level.

Was sind die 7 QM-Prinzipien?

Mit der 7 lassen sich die QM-Prinzipien auf einen Nenner bringen. Die Zahl ist keineswegs willkürlich gewählt, sondern eine normbasierte Anforderung auf Grundlage der ISO 9001 an das Qualitätsmanagement. Dieses muss nach folgenden Grundsätzen ausgerichtet sein:

Was ist ein QMS?

Damit die Prinzipien des QM-Managements greifen können, muss QM systematisch ablaufen und nicht in unkoordinierten Einzelmaßnahmen. Hier kommt ein QMS (Qualitätsmanagement-System) ins Spiel, um die Weiterentwicklung und Beibehaltung von Qualität in Prozessen und Produkten sicherzustellen.

QMS können in branchenspezifischen Normen fixiert sein; so haben z.B. Medizintechnik und Luftfahrt individuelle Vorgaben. Die ISO, die International Organisation for Standardization, gibt mit ihren Vorgaben branchenspezifisch wie branchenübergreifend die Richtung vor und setzt Qualitätsmaßstäbe.

Ein anderes bekanntes und allgemeingültiges QMS ist KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess), das auf Grundlage des PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check und Act) durchgeführt wird. In unserem Blogbeitrag zu Qualitätsmanagement-Systemen zeigen wir Ihnen noch weitere Ansätze und wie Sie ein QMS erfolgreich einführen.

Mehr als nur ein Siegel: QM-Management mit Zertifizierung bildet Vertrauen

Qualitätsmanagement als zentrale unternehmerische Aufgabe ernstzunehmen, ist der erste Schritt – die Zertifizierung Ihres QM die logische Folge. Setzen Sie z.B. auf Qualitätsmanagement nach ISO 9001, zeigen Sie mit der Auszeichnung, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen der Richtlinie erfüllt und Ihre Kunden sich auf die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen verlassen können.

Hier einige Tipps für eine erfolgreiche Zertifizierung:

• Ausreichend Zeit nehmen: Wenn Sie heute QM-Management einführen, können Sie nicht in Kürze alle Prozesse dokumentieren und optimieren. Gehen Sie die Zertifizierung besser ohne Zeitdruck zu einem späteren Zeitpunkt an, bevor Sie in Eile die externe Überprüfung nicht bestehen.
• Digitale Unterstützung: Nutzen Sie eine Qualitätsmanagement-Software wie den QM-Pilot, die den Ansprüchen der ISO 9001 gerecht wird und wichtige Funktionen wie Prozessmodellierung, Dokumentenmanagement oder Auditmanagement bietet.
• Aktionsplan festlegen: Prüfen Sie in einem internen Audit, wo Sie stehen. Leiten Sie aus den Ergebnissen entsprechende Maßnahmen und Zuständigkeiten ab und halten Sie diese in einem Aktionsplan fest, den Sie wie eine Checkliste abarbeiten können.
• Nach der Zertifizierung: Ruhen Sie sich nicht auf erreichten Erfolgen aus. Überwachen Sie, ob Ihre Prozesse und deren Ergebnisse auch weiterhin den Ansprüchen genügen und integrieren Sie die kontinuierliche Optimierung in Ihren Unternehmensalltag.

QM-Management bringt Ihnen reichlich Vorteile, wenn Sie die Umsetzung richtig angehen und sich auf Herausforderungen bei der Implementierung gründlich vorbereiten. Was Qualitätsmanagement bedeutet, fassen wir mit Blick auf Ihren unternehmerischen Erfolg zusammen:

• Überblick über alle Prozesse & deren Optimierungspotenzial
• Effektiv Fehler vermeiden & Haftungsrisiken mindern
• Effiziente Abläufe sparen Ressourcen in Zeit & Geld
• Optimale Personalplanung durch klare Zuständigkeiten & Personalbedarfe

Sollten Sie aktuell noch kein QM-Management betreiben, können bei der Einführung einige Herausforderungen auf Sie zukommen. Unserer Erfahrung nach ist es am wichtigsten, zunächst eine ehrliche Fehlerkultur zu etablieren, um Potenziale klar benennen zu können.

Falls Sie bereits ein QMS etabliert haben und wechseln möchten, ist vor allem ein sauberer Übergang entscheidend. Der Wechsel auf eine Software wie den QM-Pilot gelingt innerhalb weniger Tage. Er sollte allerdings konsequent in allen Abteilungen und Bereichen stattfinden, um Parallelstrukturen zu vermeiden.

Mit digitalen Tools zum Erfolg: Durchstarten mit dem QM-Pilot

Um Ihr Qualitätsmanagement aus der Theorie in die Praxis zu bringen, sollten Sie auf ein geeignetes digitales Tool setzen. Im QM-Pilot ist QM-Management zu Ende gedacht: Mit Modulen für Prozess- und Dokumentenmanagement können Sie Abläufe und die zugehörigen Unterlagen aufschlüsseln und ablegen. Prozesse stellen Sie z.B. als Flowcharts dar und fügen dabei Dokumente und Verantwortlichkeiten hinzu.

Mit zusätzlichen Modulen für Risiko- sowie Organisations- und Auditmanagement haben Sie stets das große Ganze im Blick, aber aufgeschlüsselt nach relevanten Bereichen. Der QM-Pilot läuft webbasiert und muss daher nicht lokal installiert werden, was Zeit und Serverkapazitäten spart. Dank der intuitiven Bedienung ist er auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse leicht anzuwenden.

QM-Management als Schlüssel zur konstanten Optimierung

Um Ihr Geschäft weiterzuentwickeln, ist QM-Management nicht nur „nice to have“, sondern eine Notwendigkeit. Auch wenn die Planung und Einführung Zeit und Ressourcen binden, können Sie beide später umso wirkungsvoller einsparen.

Damit es nicht beim guten Willen zur Optimierung allein bleibt, sollten Sie noch heute aktiv werden. Melden Sie sich bei uns – wir zeigen Ihnen gern, was der QM-Pilot für Sie leisten kann!