Eine Zertifizierung ihres Qualitätsmanagements erscheint vielen Unternehmen zwar als attraktives Fernziel, um Kundschaft anzuziehen und die eigene Expertise zu unterstreichen. Der Weg dahin wirkt allerdings mehr als steinig – ein Audit droht, und das bedeutet mehr Aufwand, mehr Kontrolle und vor allem mehr Komplikationen, um Standards gerecht zu werden.

Aber Moment mal – muss man Audits tatsächlich so negativ sehen? Sie sind nun mal ein logischer und notwendiger Schritt, um eine Zertifizierung zu erreichen. Und mit einer Audit-Software haben Sie ein wirkungsvolles Tool zur Hand, um den Weg zum Gütesiegel effizient und systematisch zurückzulegen. Wie das geht, lesen Sie hier.

Was versteht man unter einem Audit?

Ein Audit im Qualitätsmanagement bezeichnet eine Untersuchung Ihrer Prozesse und Richtlinien hinsichtlich der Qualität und der Einhaltung von Mindeststandards. Es deckt Verbesserungspotentiale auf und ermächtigt Sie dazu, Ihre Prozesse zu optimieren. So können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse alle Kriterien erfüllen, um z.B. eine ISO-Zertifizierung zu erhalten.

Was ist ein Auditprogramm?

Ein Auditprogramm bezeichnet den zielführenden und systematisch geplanten Ablauf eines oder mehrerer Audits. Es bezieht sich auf einen bestimmten Zeitrahmen und verfolgt ein zuvor definiertes Ziel, bspw. die Erlangung eines Zertifikats.

Ein Auditprogramm ist also die Summe der auf denselben Zweck ausgerichteten Auditmaßnahmen innerhalb eines Zeitfensters. Sinnvoller Bestandteil eines Auditprogramms ist eine Audit-Software, mit der sich diese Auditmaßnahmen inkl. Zeitplan koordinieren lassen.

Wer sich mit betrieblichem Qualitätsmanagement (QM) und seinen Zielen auseinandersetzt, weiß, dass es kein Häkchen auf einer Liste ist, das Sie einmal gesetzt einfach ignorieren können. Vielmehr handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, der immer wieder ein waches Auge, einen klaren Geist und die Befähigung zur Selbstkritik im Unternehmen braucht. Mit Audits wird dann überprüft und dokumentiert, dass Ihr Qualitätsmanagement wirkungsvoll und ein Erfolgskonzept ist.

Wenn es um herausfordernde Aufgaben wie QM im Allgemeinen und Audits im Besonderen geht, gilt es, etliche Fäden in der Hand und den Überblick zu behalten. Ein digitales Auditmanagement-System ist ein wirkungsvolles Mittel, um kontinuierliche, strukturierte Optimierungsprozesse zu gewährleisten. Eine Auditmanagement-Software kann der Gamechanger sein, um die Komplexität dieser Prozesse zu mindern.

Mit einer Audit-Software können Sie das Audit so strukturieren, organisieren und vorbereiten, dass papierene Checklisten überflüssig werden.

Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Ihnen die Software alle wichtigen Funktionen für Ihr Audit bietet. Der QM-Pilot setzt dafür auf das Modul Auditmanagement, um Sie bei der Kontrolle und Optimierung Ihrer Prozesse bestmöglich zu unterstützen:

• Anforderungen: Um zu überprüfen, ob Ihre Prozesse die Qualitätsanforderungen erfüllen, müssen Sie diese zunächst formulieren. Hierfür können Sie im QM-Pilot einen Kriterienkatalog anlegen. Anschließend können Sie diese Kriterien bequem innerhalb des Audits durchgehen und überprüfen.
• Verknüpfung: Um Ihren Prozess einfacher zu dokumentieren und zu überprüfen, können Sie alle Abläufe, Dokumente und Risiken mit dem Audit im Auditmanagement verknüpfen. Auch die Prozesse und Dokumente können untereinander verknüpft werden. So wird Ihre Dokumentation mit der Audit-Software vereinfacht und beschleunigt.

• Aktualität: Unsere Auditmanagement-Software stellt Ihnen stets den aktuellen Status des Audits zur Verfügung. Dadurch können Sie jederzeit sehen, wie weit es fortgeschritten ist und welche Maßnahmen noch erledigt werden müssen. Das vereinfacht Ihre Planung und das Delegieren von Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens.

• Berichte: Das Audit soll Verbesserungspotentiale aufdecken und dafür sorgen, dass Sie gewisse Standards einhalten. Ob das der Fall ist, zeigt Ihnen in unserer Audit-Software ein übersichtlicher Auditbericht. So können Sie Ergebnisse schnell einsehen und die notwendigen Schritte zur Verbesserung und Optimierung einleiten.

• Aufgabenzuweisung: Sobald Sie Verbesserungspotentiale erkannt haben, können Sie die Abweichungen direkt mit entsprechenden Maßnahmen und den dafür zuständigen Personen verknüpfen. So sind die Zuständigkeiten stets klar geregelt, Sie können den Bearbeitungsstand der zugewiesenen Maßnahmen verfolgen und sind stets über Fortschritte informiert.

• Risikobewertung: Wenn Sie mit unserer Software ein Audit durchführen, können Sie eine Risikobewertung anschließen. Diese identifiziert mögliche Schwachstellen und Probleme und ermöglicht es Ihnen somit, diese zu beheben. Für diese Bewertung können Sie optional unser Modul Risikomanagement nutzen.
• Strukturierung: Die Checkliste ist nicht umsonst beliebt und bewährt – natürlich hat sie auch in unserer Audit-Software ihren Platz. Statt Kästchen auf dem Klemmbrett abzuhaken, können Sie im QM-Pilot digital Ihr Kreuz über den Bearbeitungsstand machen und sachdienliche Notizen hinzufügen.

Ihre Vorteile: Auditmanagement-Tools im praktischen Einsatz

Eine Audit-Software unterstützt Sie effizient bei Ihren Qualitätsmanagement-Maßnahmen. Aus unternehmerischer Sicht bietet Ihnen eine Auditmanagement-Software allerdings noch weitere Vorteile:

• Zeit einsparen: Eine Audit-Software stellt Ihnen Vorlagen und Verknüpfungen bereit, mit denen Sie Aufgaben schnell zuweisen und abwickeln können. Dadurch wird der Zeitaufwand für das Audit und die sich ergebenden Maßnahmen reduziert. Sie gewinnen mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und Prozesse, während Ihr Unternehmen gleichzeitig alle Abläufe kontinuierlich verbessert.

• Digital & auf einen Blick: Mit einer Audit-Software erstellen Sie einen vollständigen Bericht des Audits, um Optimierungspotentiale auf einen Blick zu erkennen und den Fortschritt des Audits gezielt zu überwachen. Gleichzeitig bleibt es Ihren Mitarbeitenden erspart, ungeliebte Protokolle abzutippen.
• Effizienz erhöhen: Ziel eines Audits ist es, Ihre Prozesse zu optimieren. Weil Sie das mit einer Audit-Software zielgerichtet umsetzen können, profitieren langfristig von effizienteren Prozessen und einer gesteigerten Effizienz im gesamten Unternehmen. Vor allem das integrierte Maßnahmenmanagement hilft Ihnen bei der besseren Abwicklung Ihrer Prozesse.
• Papierlose Prüfung: Auditmanagement mithilfe einer Software erspart Ihnen und Ihrer Ablage eine gewaltige Formularflut. Statt die erwähnten Checklisten abzuheften, speichern Sie diese wie auch alle anderen relevanten Dokumente digital, wo sie jederzeit zugriffsbereit vorliegen.
• Ziel Zertifizierung: Streben Sie an, Ihr Qualitätsmanagement z.B. nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen, ist eine Audit-Software unerlässlich. Der QM-Pilot unterstützt Sie dabei, alle erforderlichen Dokumente vorzubereiten, sich professionell bei der Prüfstelle zu präsentieren und Abweichungen direkt zu erfassen.

So komplex Audits auch sind, lassen sich die Schritte für eine erfolgreiche Durchführung in einer einfachen Formel festhalten: Vier gewinnt! Wenn Sie systematisch vorgehen, dann rückt das vermeintlich ferne Ziel „Zertifizierung“ in greifbare Nähe. Und so geht es:

1. Vorbereitung: In dieser Phase legen Sie fest, in welchem Bereich ein Audit durchgeführt bzw. welcher Prozess untersucht werden soll. Sie sollten sich zudem ausreichend Zeit nehmen, den Prozess kennenzulernen und mögliche Fehlerquellen aufzudecken. Machen Sie Zielvorgaben und stellen Sie sich die Frage: Wie soll der Prozess idealerweise aussehen?
2. Durchführung des eigentlichen Audits: Bei diesem Schritt wird der Prozess im Hinblick auf die formulierten Zielvorgaben analysiert und Abweichungen werden festgestellt. In dieser Phase stellen Sie sich die Frage: Wie sieht der Prozess wirklich in der Realität aus?
3. Erstellung eines Berichts: Der Bericht dokumentiert die Erkenntnisse, die Sie in der vorherigen Phase gewonnen haben. Dieser Schritt ist sehr wichtig, da Sie auch in Zukunft immer wieder den Fortschritt der Maßnahmen kontrollieren können und so feststellen, ob sich durch das Audit etwas verändert hat.
4. Maßnahmen veranlassen: Dieser letzte Schritt baut auf den Erkenntnissen aus Ihrem Bericht auf. Sie vergleichen den Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand und leiten darauf aufbauend Maßnahmen ab, die Ihnen dabei helfen, den Soll-Zustand zu erreichen. Diese Maßnahmen sollten genau formuliert und einzelnen Mitarbeitenden eindeutig zugewiesen werden.

Allerdings gilt es auch und gerade im Qualitätsmanagement den Faktor Mensch zu berücksichtigen. Anstatt also nur mit strengem und prüfendem Blick den jeweiligen Unternehmensbereich auf mögliche Fehler zu scannen, sollten Sie ihn zunächst kennenlernen. Das hilft Ihrem Verständnis für die dortigen Prozesse und nimmt Mitarbeitenden die Scheu vor der Überprüfung.

Auch wenn sich zeigen sollte, dass eventuelle Fehlerquellen menschlicher Natur sind, ist Sensibilität das A und O. Fehler und Optimierungspotenziale sollten und müssen Sie ansprechen, aber berücksichtigen Sie bitte Tonfall und Umstände: gern direkt, aber freundlich, und im Zweifel eher unter vier Augen als im Teammeeting. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeitende zurechtgewiesen und ungerecht behandelt fühlen.

Auditmanagement ist schließlich Teamwork! Was Sie brauchen, sind motivierte und engagierte Mitarbeitende, die mit Ihnen an einem Strang ziehen und Ideen zur Optimierung einbringen. Eine Audit-Software unterstützt Sie auch dabei, da die Aufgaben für alle Beteiligten transparenter werden und Zuständigkeiten eindeutig geklärt sind.

Wirtschaftlich & papierlos: Nutzen Sie eine Audit-Software statt eines Klemmbretts

Audits sind kein Selbstzweck, sondern dienen handfesten unternehmerischen Zielen. Sie zeigen Ihnen systematisch auf, wo es Verbesserungschancen gibt. Zugleich sind Auditmanagement-Tools ein wirkungsvolles Werkzeug, um mittels Selbstkontrolle eine Zertifizierung zu erreichen. Mit einer Audit-Software geht das wesentlich effizienter als mit Klemmbrett, Kugelschreiber und Kopierer.

Eine Audit-Software sollte daher zwingend Bestandteil eines digitalen Qualitätsmanagements sein, denn mit ihr geht es schnell, wirtschaftlich und papierlos. Wenn Sie neugierig auf den QM-Pilot und sein Modul Auditmanagement geworden sind, zeigen wir Ihnen gern, was er für Ihr Unternehmen leisten kann. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf Sie!