Qualitätsmanagement hat in vielen Unternehmen eine große Bedeutung. Es trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die eigene Position auf dem Markt langfristig zu festigen und die gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, die für einige Branchen gilt. Doch dafür ist einiges an Aufwand nötig: Alle Aufgaben rund um das Qualitätsmanagement manuell zu erledigen, ist sehr zeitintensiv.

Deshalb wenden viele Unternehmen inzwischen das digitale oder Qualitätsmanagement 4.0 an. Sie greifen auf eine Software zurück, mit der sie die einzelnen Aufgaben planen und festhalten. Dafür bietet sich beispielsweise der QM-Pilot an. Erfahren Sie in diesem Artikel, wodurch sich digitales Qualitätsmanagement auszeichnet und welche Vorteile der QM-Pilot Ihnen bringt.

Qualitätsmanagement 4.0: Erklärung & Potenziale

Die Digitalisierung ist in aller Munde und wird bereits von vielen Unternehmen umgesetzt. Dazu gehört, dass viele Prozesse, die bislang manuell ablaufen, digitalisiert werden. Im Rahmen Ihrer Digitalisierungsstrategie ist ein wichtiger Bereich das Qualitätsmanagement.

Das heißt, dass eine Software zum Einsatz kommt, mit der die Sie Aufgaben bewältigen. Daraus ergeben sich zahlreiche Chancen, wie das Einsparen von Zeit und Ressourcen.

Wie macht sich die Digitalisierung in Bezug auf das Qualitätsmanagement bemerkbar?

Die Digitalisierung wirkt sich auf die verschiedensten Geschäftsbereiche aus und verändert auch das Qualitätsmanagement (QM). Das zeigt sich beispielsweise darin, dass dieses nicht mehr manuell abgewickelt wird, sondern digital.

Dafür wird eine Qualitätsmanagement Software, wie der QM-Pilot, eingesetzt. In dieser halten Sie beispielsweise fest, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen und ordnen diesen Personen, Ressourcen und Dokumente zu. Man nennt dies auch Qualitätsmanagement 4.0.

Sie haben damit eine zentrale Software, in der alle Daten des QM Managements zu finden sind. Man spricht dann von einem digitalen Qualitätsmanagement (DQM).

DQM Vorteile: So profitieren Sie von digitalem Qualitätsmanagement

Digitales Qualitätsmanagement bietet Ihnen zahlreiche Benefits. Haben Sie es etabliert, dann werden Sie schnell die ersten Veränderungen bemerken – und der Aufwand lohnt sich. Profitieren Sie unter anderem von folgenden Vorteilen:

• Zentrale Ablage aller Daten & Dokumente
• Schnelle Aktualisierung der Inhalte
• Hohe Benutzerfreundlichkeit
• Sicherer Umgang mit Firmendaten
• Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Zentrale Ablage aller Daten & Dokumente

Nutzen Sie eine Software für das DQM, dann befinden sich alle relevanten Daten und Dokumente in dieser Anwendung. Benötigen Sie eine bestimmte Information, dann müssen Sie nicht lange suchen: Sie schauen in der Software nach und haben die Daten mit nur wenigen Klicks gefunden.

Der QM-Pilot bietet Ihnen diesbezüglich zahlreiche Benefits. Er fungiert als Dokumentenmanagement Software, sodass Sie all Ihre Vorlagen und Checklisten in der Anwendung verwalten und von der besonders übersichtlichen Struktur profitieren. Dank der durchdachten Suche finden Sie Daten in nur wenigen Sekunden und sparen dadurch deutlich Zeit.

Haben Sie Fragen zu unserem QM-Pilot und den genauen Funktionen? Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie den QM-Pilot für Ihr Dokumentenmanagement einsetzen können.

Schnelle Aktualisierung der Inhalte

Verwalten Sie Dokumente in einer Software, dann werden diese von Zeit zu Zeit aktualisiert. Je nach Branche geschieht dies sogar recht häufig. Sie und Ihre Kollegen sind darauf angewiesen, zu jeder Zeit auf das aktuellste Dokument zuzugreifen. Das kann zum Beispiel im Gesundheitswesen essentiell sein. Mit manuellem Qualitätsmanagement ist das nur sehr schwer umsetzbar und zudem sehr aufwändig.

Anders sieht es mit dem DQM aus: Wird ein Dokument bearbeitet, dann steht den Nutzern augenblicklich die neue freigegebene Version zur Verfügung. Die älteren Versionen stehen für die Verantwortlichen weiterhin zur Verfügung. Der QM-Pilot bietet Ihnen all diese Funktionen.

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Professionelle Anwendungen, wie der QM-Pilot, sind auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Das heißt, dass Ihnen nicht nur alle Funktionen zur Verfügung stehen, die Sie benötigen, sondern dass auch an eine intuitive Bedienung gedacht wurde.

Der QM-Pilot ist besonders benutzerfreundlich: Es braucht keine lange Einarbeitungszeit, um das System sicher anwenden zu können. Alle Optionen sind übersichtlich und strukturiert gehalten. Zudem sind die Qualitätsmanagement Voraussetzungen für den QM-Pilot niedrig und Sie brauchen keine besondere Infrastruktur.

Sicherer Umgang mit Firmendaten

Wenn Sie sich fragen „Warum ist Qualitätsmanagement wichtig?“, dann ist die Sicherheit dabei ein entscheidender Punkt. Als Unternehmen sind Sie heutzutage dazu verpflichtet, besonders sorgsam mit personenbezogenen Daten umzugehen. Es gelten strenge Vorschriften und Verstöße werden mit hohen Strafen geahndet.

Im Rahmen des IT Qualitätsmanagements prüfen Sie, ob die Sicherheit gegeben ist und die Regelungen eingehalten werden. Das DQM bietet dabei einen deutlichen Vorteil: Alle Daten werden sicher abgelegt. Sie befinden sich nicht auf Zetteln, die verloren gehen oder geklaut werden können.

Nutzen Sie den QM-Pilot, dann legen Sie Ihre Informationen in einer sicheren Datenbank ab. Diese ist für Außenstehende nicht zugänglich.

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

In einigen Branchen, wie beispielsweise der Pflege, sind Sie dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement zu betreiben. Das digitale Qualitätsmanagement hilft Ihnen dabei, diese Anforderung zu erfüllen.

Sie arbeiten mit einer modernen Anwendung, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützt. Steht dann eine Prüfung an, haben Sie alle Informationen an einer Stelle und können diese professionell abrufen.

DQM bietet Ihnen einige Benefits und lohnt sich von daher für jedes Unternehmen, das QM einführen möchte oder gesetzlich dazu verpflichtet ist. Dabei werden Sie jedoch auch mit einigen Herausforderungen des digitalen Qualitätsmanagements konfrontiert:

• Sicherheit der Daten muss gegeben sein
• Kosten & Zeitaufwand einplanen
• Professionelle Software finden

Sicherheit der Daten muss gegeben sein

Wann immer Sie mit Daten arbeiten, ist die Sicherheit ein enorm wichtiger Aspekt. Im Rahmen des digitalen Qualitätsmanagements pflegen Sie viele Informationen in die Software ein: Dazu zählen beispielsweise firmeninterne Daten und Zahlen.

Arbeiten Sie mit einer solchen Anwendung, sollten Sie also großen Wert darauf legen, dass die Inhalte geschützt sind. Dazu gehört zum einen, dass die Mitarbeiter für die Sicherheit sensibilisiert werden. Zeigen Sie die Gefahren auf und geben konkrete Anweisungen, wie mit dem Thema umzugehen ist.

Zum anderen beginnt die Sicherheit natürlich schon bei der Wahl des Anbieters. Sie finden viele Hersteller, die Anwendungen für Qualitätsmanagement anbieten. Prüfen Sie genau, um was für ein Unternehmen es sich handelt und wie Ihre Daten geschützt werden. Dazu zählt beispielsweise auch, wo sich die Server befinden oder wo der Firmensitz ist.

Nutzen Sie den QM-Pilot, dann entscheiden Sie sich für einen vertrauenswürdigen Anbieter. Wir legen größten Wert darauf, dass Ihre Daten zu jeder Zeit sicher sind. Alternativ dazu können Sie das System aber auch in Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben und selbst für sicherheitsrelevante Maßnahmen sorgen.

Kosten & Zeitaufwand einplanen

Qualitätsmanagement 4.0 bedeutet viel Arbeit, die sich jedoch bezahlt macht. Dennoch sollten Sie bei der Einführung darauf achten, dass auch dafür bereits verschiedene Ressourcen benötigt werden:

• Kostenfaktor: Sie benötigen eine Software, die Sie bei Ihrem QM unterstützt. Für eine professionelle Lösung fallen Kosten an, die eingeplant werden sollten.
• Zeitfaktor: Hinzu kommt, dass Qualitätsmanagement an sich eine zeitintensive Aufgabe ist. Stellen Sie sicher, dass die personellen Ressourcen vorhanden sind.

Beauftragen Sie eine oder mehrere Personen mit dem QM, dann sollten Sie diesen ausreichend Zeit für die anspruchsvolle Aufgabe einräumen. Digitales Qualitätsmanagement ist keine Arbeit, die neben zahlreichen anderen Tätigkeiten ausgeführt werden kann – der Fokus sollte auf dem QM liegen.

Der QM-Pilot bietet Ihnen diesbezüglich den Vorteil, dass er besonders benutzerfreundlich ist. Zunächst sparen Sie Zeit bei der Einarbeitung, da die Anwendung eine durchdachte Struktur hat. Anschließend fällt auch die tägliche Bedienung leicht, wodurch Sie einiges an Zeit gewinnen.

Obwohl einige Ressourcen nötig sind, überwiegt der Nutzen deutlich, wenn es um die Vorteile und Nachteile von Qualitätsmanagement hinsichtlich des Aufwands für die Einführung des DQM geht.

Professionelle Software finden

Es wurde in den vorherigen Kapiteln bereits angedeutet: Um digitales Qualitätsmanagement erfolgreich durchzuführen, benötigen Sie eine professionelle Lösung. Sie sollte sicher und kosteneffizient sein sowie alle nötigen Funktionen mitbringen.

All das bietet Ihnen der QM-Pilot. Unsere Anwendung wurde speziell für professionelle Nutzer wie Sie entwickelt. Sie bietet Ihnen eine sichere Durchführung des digitalen Qualitätsmanagements.

Gleichzeitig profitieren Sie von einem besonders großen Funktionsumfang und zahlreichen Modulen. Der QM-Pilot fungiert beispielsweise als Prozessmodellierung Software. Sie bilden alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen, grafisch ab und können Ressourcen und Personen hinzufügen. Das hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren.

Außerdem ist der QM-Pilot auch eine Risikomanagement Software, mit der Sie Risiken erfassen und beschreiben. Fügen Sie Maßnahmen hinzu, um diese zu mindern und halten Sie anschließend fest, ob diese erfolgreich waren.

Darüber hinaus bietet Ihnen der QM-Pilot viele weitere Features und Module, die wir Ihnen gerne im Detail vorstellen.

Checkliste Qualitätsmanagement: Das sollten Sie bei digitalem QM beachten

Digitales Qualitätsmanagement ist eine fortlaufende Aufgabe. Das heißt, dass Sie nie den Punkt erreichen werden, an dem Sie fertig sind und es keine weiteren Aufgaben gibt. Um diese langfristige Tätigkeit erfolgreich auszuführen, brauchen Sie eine effiziente Organisation.

Dabei kann Ihnen eine QM Checkliste helfen. Auf den ersten Blick kann es so aussehen, als würde Ihnen die Software zahlreiche Aufgaben des DQM abnehmen. Das ist auch der Fall – es gibt aber dennoch einige Punkte, die Sie nicht aus den Augen verlieren sollten:

1. Halten Sie Ihre Dokumente & Informationen stets aktuell: Sie sollten neue Dokumente nicht nur verwalten, sondern auch alte Versionen archivieren und nummerieren. Der QM-Pilot bietet Ihnen diese Funktion, mit der Sie den vollen Überblick über Ihre Dateien behalten.
2. Nutzen Sie Verweise & Verknüpfungen: Ihre Inhalte müssen von Zeit zu Zeit angepasst werden. Das kann ein neuer Prozessschritt oder eine neue Verordnung sein. Mit dem QM-Pilot setzen Sie solche Änderungen dank Verknüpfungen, Links und Hinweisen unkompliziert um.
3. Erreichen Sie bestimmte Personenkreise gezielt & nachweisbar: Wichtige Anweisungen und Informationen müssen zuverlässig an die Adressaten übermittelt werden. Mit dem QM-Pilot versenden Sie diese an bestimmte Nutzer und gehen somit sicher, dass sie angekommen sind. Sie können dabei nach bestimmten Rollen, Abteilungen oder Standorten filtern.
4. Nutzen Sie eine Anwendung, die leicht zu bedienen ist: Das digitale Qualitätsmanagement wird deutlich leichter, wenn Sie eine übersichtliche und nutzerfreundliche Anwendung dafür verwenden. Die Einarbeitung in den QM-Pilot ist unkompliziert, sodass Sie nur mit einem geringen Schulungsaufwand rechnen müssen.
5. Binden Sie Mitarbeiter in das QM ein: Damit alle Mitarbeiter Teil des digitalen Qualitätsmanagements sind, sollten Sie diese mit einbeziehen und Vorschläge offen entgegennehmen. Führen Sie bei Bedarf Umfragen durch oder richten eine Adresse für Feedback ein. Sie verwalten die Vorlagen dafür übersichtlich im QM-Pilot. User haben zudem die Möglichkeit, direkt im QM-Pilot Feedback zu Inhalten, wie z. B. Verbesserungsvorschlägen, abzugeben.
6. Greifen Sie zu jeder Zeit auf Ihre Dokumente zu: Es ist wichtig, dass Sie zu jeder Zeit und von überall aus auf die Daten des QM zugreifen können. Anders als papierbasierte Lösungen steht Ihnen der QM-Pilot zu jeder Zeit zur Verfügung. Auch aus dem Home-Office oder von einem Außentermin können Sie Ihre Daten abrufen.
7. Führen Sie übersichtliche Strukturen ein: Damit das digitale Qualitätsmanagement möglichst effizient wird, müssen die Daten strukturiert werden. Legen Sie dafür Rollen und Verantwortlichkeiten fest. Mit dem QM-Pilot ist all das möglich und viele Informationen können sogar grafisch dargestellt werden.
8. Nutzen Sie Ihre QM-Anwendung als Wissensspeicher: Mit dem QM-Pilot befinden sich all Ihre Daten an einem Ort. Ziehen Sie daraus noch mehr Vorteile und nutzen die Software auch als Speicher. Dafür legen Sie zum Beispiele wichtige Dokumente ab oder speisen weiterführende Informationen ein.
9. Seien Sie offen für neue Impulse: Digitales Qualitätsmanagement sollte nicht nur als reines Dokumentieren verstanden werden. Es gibt Impulse, regt zu neuen Ideen an und kann auch mitreißen. Nutzen Sie diese Entwicklung, um Neuerungen einzuführen, von denen Ihr Unternehmen langfristig profitieren wird.
10. Nehmen Sie neue Entwicklungen an: Der Fokus von Qualitätsmanagement liegt auf der Optimierung. Mit einer Prozessmanagement Software, wie dem QM-Pilot, erkennen Sie, welche Schritte Sie weiterbringen würden. Nutzen Sie diese Erkenntnis, um die bestmögliche Weiterentwicklung zu erzielen.

Die zehn Punkte dieser Checkliste bieten Ihnen Orientierung, wie gutes digitales Qualitätsmanagement aussehen kann. Der QM-Pilot ist auf dem Weg dorthin eine professionelle Unterstützung.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zu betreiben und ein entsprechendes Zertifikat zu erhalten.

Als noch ausschließlich analog gearbeitet wurde, haben Sie Ihre Informationen in einem QM-Handbuch festgehalten. Dieses wird nun durch eine Software, wie den QM-Pilot, abgelöst und digitalisiert. Sie halten darin beispielsweise folgende Aspekte fest:

• Aufbau & Ablauf
• Beschreibung der Qualitätsziele
• Einführung neuer Normen
• Arbeitsanweisungen

Sie profitieren anschließend von einer großen Transparenz, gebündelten Informationen und klaren Zielen. Alle Mitarbeiter können sich nach diesen Daten richten, erhalten wichtige Informationen zuverlässig und werden in das QM eingebunden.

Neuen Angestellten fällt der Einstieg in Ihr Unternehmen dadurch zudem besonders leicht: In einer Prozessdokumentation Software, wie dem QM-Pilot, sind alle Abläufe detailliert und übersichtlich beschrieben.

Ein Qualitätsmanagement Handbuch in digitaler Version ist auch dann von Vorteil, wenn ein Audit oder eine andere Prüfung vor der Tür steht. Sie können damit einerseits nachweisen, dass Sie Qualitätsmanagement betreiben, was in einigen Branchen verpflichtend ist.

Andererseits nutzen Sie mit dem QM-Pilot eine Audit Software. Alle auditrelevanten Daten befinden sich in einem zentralen Tool und sind somit besonders leicht abzurufen. Sie sind bestens vorbereitet und können anschließend sogar Maßnahmen in der Software planen und verfolgen.

Digitales Qualitätsmanagement mit dem QM-Pilot: Vertrauen Sie auf eine professionelle Software

Digitales Qualitätsmanagement bietet Ihrem Unternehmen die verschiedensten Benefits. All Ihre Daten befinden sich in einer zentralen Software, Sie bilden Prozesse ab und modellieren diese, während Ihre Dokumente gespeichert oder auch archiviert werden.

Das sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie DQM nutzen können. Dabei unterstützt Sie der QM-Pilot: Unsere Software erfüllt die Bedürfnisse der Nutzer punktgenau und bietet zahlreiche Funktionen und Module, mit denen Sie das digitale Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Online haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen rund um den QM-Pilot und digitales Qualitätsmanagement zusammengestellt. Gerne gehen wir auch in einem persönlichen Gespräch auf weitere Vorteile und Möglichkeiten unserer Anwendung ein. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie einen Termin. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.