Unternehmen im Bereich der Sozialen Arbeit tragen die große Verantwortung, Menschen in Krisensituationen zu helfen. Zusätzlich sind sie heutzutage jedoch auch einem hohen Legitimationsdruck ausgesetzt. Die Wirksamkeit ihrer Arbeit muss nicht nur gegenüber den Kostenträgern nachgewiesen werden, sondern auch gegenüber der Öffentlichkeit und dem Gesetz.

Deshalb sind Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit zwei Begriffe, die Hand in Hand gehen sollten. Dabei stehen Sie vor einer besonderen Herausforderung: Es gibt kein Produkt, dessen Qualität Sie bewerten können.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was unter Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit zu verstehen ist und welche Maßnahmen für die Umsetzung geeignet sind. Dabei werfen wir auch einen Blick darauf, wie eine professionelle Software, wie zum Beispiel der QM-Pilot, Sie dabei unterstützt.

Eine besondere Branche: Qualitätsmanagement Soziale Arbeit Definition & Bedeutung

Unter dem Begriff Qualitätsmanagement (QM) werden verschiedene Maßnahmen zusammengefasst, die dafür sorgen, dass die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung einwandfrei ist und auch bleibt. In der Sozialen Arbeit ergibt sich dabei die besondere Herausforderung, dass Sie mit Menschen zusammenarbeiten und es keine „Ware“ gibt, die bewertet wird.

Besondere Bedeutung für das Qualitätsmanagement: Definition Soziale Arbeit als Branche

Der Begriff „Soziale Arbeit“ beschreibt die verschiedensten Tätigkeiten, die Menschen in schwierigen Lebenssituationen helfen sollen. Dabei erfolgt oftmals eine enge Zusammenarbeit zwischen den Sozialarbeitern und den Menschen, die Unterstützung benötigen.

Der Fokus liegt darauf, Lösungen zu finden und Betroffenen einen neuen und eigenständigen Lebensweg zu ebnen. Problemsituationen werden beispielsweise in Einzelfallarbeit, Selbsthilfegruppen oder speziellen Einrichtungen thematisiert und bearbeitet. Dazu gehören unter anderem Suchterkrankungen, Überschuldung oder Überforderung.

Dementsprechend vielfältig sind auch die Berufsbilder in der Sozialen Arbeit: Sozialarbeiter Sozialpädagoge Suchtberater Streetworker Bewährungshelfer

Diese Beispiele zeigen eines ganz klar: Bei der Sozialen Arbeit stehen immer die Menschen im Mittelpunkt. Dadurch sind nicht nur die Anliegen individuell, sondern auch die Maßnahmen, die während der Zusammenarbeit ergriffen werden. Deshalb umfasst der Sektor der Sozialen Arbeit die verschiedensten Tätigkeiten, Einrichtungen und Berufsfelder.

Das wirkt sich auch auf das Qualitätsmanagement aus, denn die Maßnahmen werden durch die speziellen Bedürfnisse der Branche sehr komplex und individuell.

Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit: Deshalb ist es so wichtig für diesen Sektor

Im produzierenden Gewerbe ist Qualitätsmanagement bereits in vielen Unternehmen fest verankert. In Bezug auf die Soziale Arbeit stellen Sie sich womöglich die Frage „Warum ist Qualitätsmanagement wichtig?“ Denn Sie arbeiten nicht darauf hin, ein Produkt möglichst fehlerfrei und effizient herzustellen.

Sie verbringen Ihre Zeit hingegen mit Menschen und bieten diesen die Hilfe, die sie benötigen. Genau das ist die Schwierigkeit, wenn es um Qualität in der Sozialen Arbeit geht: Sie kann nur schwer gemessen werden. Während in der Industrie Verkaufszahlen, Reklamationen und Kundenbeschwerden erfasst und analysiert werden können, stehen Sie vor der Frage, ob Sie einem Menschen geholfen haben.

Genau deshalb ist Qualitätsmanagement in sozialen Einrichtungen so wichtig: Es hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu reflektieren und die Prozesse und Maßnahmen zu verbessern.

Mit dem Aufbau von Qualitätsmanagement, möchten Sie nicht die Produktion Ihrer Ware, sondern die Qualität Ihrer Beratung und Hilfsangebote verbessern. Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit ergänzen sich somit sehr gut: Beide rücken den Menschen in den Fokus und arbeiten darauf hin, ihm bestmöglich zur Seite zu stehen.

Das QM Management hat nicht nur für die Industrie, sondern auch für die Soziale Arbeit eine große Bedeutung. Es soll dafür sorgen, dass die Qualität Ihrer Dienstleistung so hoch wie möglich ist und auch auf diesem Niveau bleibt. Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit ist jedoch auch aus weiteren Gründen wichtig:

• Immer mehr Menschen benötigen Ihre Hilfe
• Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein
• Sie müssen die gesetzliche Pflicht erfüllen
• Legitimation gegenüber Geldgebern & staatlichen Institutionen

1. Immer mehr Menschen benötigen Ihre Hilfe

Einrichtungen aus dem Sektor der Sozialen Arbeit sind gefragt wie nie zuvor. Vielleicht beobachten Sie es auch an Ihrem Arbeitsplatz: Die Nachfrage nach Hilfsangeboten wird immer größer. Mehr Menschen befinden sich in Krisensituationen und benötigen Ihre Unterstützung.

Diese Entwicklung, die sich schon seit längerem abzeichnete, wurde durch die Corona-Krise weiter verstärkt. Menschen haben ihre Arbeit verloren, vielleicht sogar ihre Wohnung und benötigen Beratung. Möglicherweise leiden sie auch unter den Nachwirkungen einer Corona-Erkrankung und können ihrer gewohnten Tätigkeit deshalb nicht mehr nachgehen.

Das sind nur zwei Beispiele dafür, dass immer mehr Menschen in unserer Gesellschaft auf die Hilfe von Sozialarbeitern, Suchtberatern und den vielen anderen Berufsfeldern der Sozialen Arbeit angewiesen sind.

Bringen Sie Soziale Arbeit und Qualitätsmanagement zusammen, schaffen Sie die idealen Voraussetzungen dafür, auf diese neuen Anforderungen zu reagieren. Mit dem steigenden Bedarf kann es z.B. notwendig werden, neue Mitarbeiter einzustellen. Das Qualitätsmanagement bietet Ihnen gezielte Lösungen, um effizient auf die Situation zu reagieren:

• Sie erleichtern neuen Mitarbeitern die Einarbeitung deutlich, da Sie mit unserer Prozessmanagement Software sicherstellen, dass Arbeitskonzepte vorhanden sind und diese den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.

So können neue Mitarbeiter z. B. ablesen, wie mit Anfragen umzugehen ist, wann welches Amt informiert wird und wie die Dokumentation zu erfolgen hat. Mit dem QM-Pilot verwalten Sie außerdem Vorlagen, Checklisten und weitere wichtige Dokumentationsvorlagen, die wiederkehrend benötigt werden, in einer zentralen Qualitätsmanagement Software.

Sie haben zu diesem Thema eine Frage? Kontaktieren Sie uns gerne – wir erläutern Ihnen gerne die Einzelheiten zu unseren Modulen und Funktionen.

2. Sie setzen Ihre Ressourcen effizienter ein

Da bei Ihrer Tätigkeit die Menschen im Fokus stehen, ist es wichtig, dass Sie auch die Ressourcen zu deren Erfüllung im Blick behalten. Das gilt nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Gelder, Workshops oder weitere Hilfsangebote.

Dafür ist eine genaue Planung unabdingbar. Es sollten immer genügend freie Mitarbeiter vor Ort sein, die Notfälle betreuen können. Gleichzeitig benötigen geplante Selbsthilfegruppen einen Leiter, einen freien Raum und eine genaue Vorbereitung.

Sie sehen: Um das alles einwandfrei zu organisieren, benötigen Sie den Überblick. Dabei bietet Ihnen das Modul für das Organisationsmanagement im QM-Pilot eine große Unterstützung. Einerseits eignet es sich dazu, Informationen zu verwalten und bietet Ihnen dafür verschiedene frei definierbare Felder.

Andererseits legen Sie Karten für jeden Mitarbeiter an, halten seine Expertise und Aufgaben dort fest. Suchen Sie nach einer Information, finden Sie diese im QM-Pilot. Übersichtlich und leicht verständlich werden die eingetragenen Daten für Sie aufbereitet: Das erleichtert die Organisation ungemein.

3. Sie müssen die gesetzliche Pflicht erfüllen

Für viele Branchen gibt es eine Pflicht, Qualitätsmanagement durchzuführen. Das gilt auch für Einrichtungen der Sozialen Arbeit. Damit soll sichergestellt werden, dass Menschen ideal und unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben versorgt werden. Deshalb ist Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen beispielsweise auch verpflichtend.

Das heißt für Sie: Qualitätsmanagement und Soziale Arbeit gehören in den meisten Fällen zusammen. Dabei bietet es sich an, mit einer professionellen Software, wie dem QM-Pilot, zu arbeiten.

Kommt es zu einer Überprüfung, müssen Sie z.B. nachweisen, nach welchen Normen für Qualitätsmanagement Sie arbeiten. Besonders weit verbreitet ist beispielsweise Qualitätsmanagement ISO 9001.

Es handelt sich dabei um eine anerkannte Norm, nach der Sie Ihr Qualitätsmanagement ausrichten können. Sie eignet sich für die unterschiedlichsten Branchen und kann somit auch in der Sozialen Arbeit angewandt werden.

Sie haben dann die Möglichkeit, eine Zertifizierung für das Qualitätsmanagement zu erhalten. Damit sind Sie ausgezeichnet und zeigen möglichen Geldgebern, staatlichen Institutionen und auch Klienten, dass Sie sich erfolgreich um die Qualität Ihrer Arbeit bemühen.

Zudem sind gewisse Zertifizierungen nötig, um von staatlichen Behörden anerkannt zu werden und Zulassungen zu erhalten. Auch dabei kann Ihnen der QM-Pilot helfen. Kontaktieren Sie uns gerne für mehr Informationen.

4. Legitimation gegenüber Geldgebern & staatlichen Institutionen

Unternehmen der Sozialen Arbeit beziehen häufig staatliche Gelder und Förderungen. Diese sind oftmals an die Bedingung geknüpft, dass sie klientelorientiert eingesetzt werden – was Sie früher oder später nachweisen müssen. Mit Qualitätsmanagement für die Soziale Arbeit gelingt das problemlos.

Nutzen Sie den QM-Pilot und bilden Ihre Prozesse ab, dann können Sie diesen auch gleich die benötigten Ressourcen hinzufügen. Zudem eignet er sich, um Risikoanalysen durchzuführen, die auch für Einrichtungen der Sozialen Arbeit wichtig sind. Damit legen Sie gegenüber staatlichen Einrichtungen und Geldgebern offen, wie Sie Ihre Ressourcen nutzen.

Soziale Arbeit: Qualitätsmanagement & die nötigen Maßnahmen

Qualitätsmanagement für Soziale Arbeit kann mit den unterschiedlichsten Maßnahmen einhergehen. Besonders wichtig ist es, dass Sie untern den Angestellten ein Bewusstsein dafür schaffen, wie bedeutsam das Thema ist. Sie können dieses Wissen dann um einige Maßnahmen ergänzen, von denen wir Ihnen drei kurz vorstellen:

Durchführung von Weiterbildungen

Im Rahmen des Qualitätsmanagements in der Sozialen Arbeit sollten Sie prüfen, wie Ihre Mitarbeiter ausgebildet sind. In vielen Bereichen bieten sich Weiterbildungen an: Ihr Team lernt dabei möglicherweise eine neue Methode, um bestimmte Probleme der Klienten anzugehen. Für eine dauerhaft hohe Qualität in der Sozialen Arbeit ist es sehr wichtig, dass das Wissen gestärkt und aufgefrischt wird.

Gleichzeitig fügen Sie einzelnen Mitarbeitern bestimmte Fähigkeiten zu und können spezifische Fachkenntnisse festhalten.

Im Rahmen des Qualitätsmanagements in der sozialen Arbeit eine Weiterbildung zu organisieren, kann Sie außerdem von konkurrierenden Einrichtungen abheben.

Befragungen von Mitarbeitern & Klienten

Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit bedeutet, die Klienten in den Mittelpunkt zu rücken und ihre Bedürfnisse bestmöglich zu erfüllen. Damit das gelingt, benötigen Sie Feedback zu dem bisherigen Stand der Dinge. Dafür lohnt es sich, die Arbeit zu reflektieren und gezielt auf die Rückmeldung von Klienten zu setzen.

• Gibt es Beschwerden?
• Wie wird Ihre Einrichtung online bewertet?

Das sind nur zwei Aspekte, die dabei wichtig sind. Auch die Meinung Ihrer Mitarbeiter sollte eingeholt werden: Diese sind nah am Geschehen und können realistisch einschätzen, in welchen Bereichen eine weitere Arbeitskraft oder eine Fortbildung hilfreich wären.

Über den QM-Pilot verwalten Sie beispielsweise die Formulare dafür. Sie können dort Checklisten oder Fragebögen speichern und sie bei Bedarf ausdrucken und aushändigen.

Einsatz des QM-Pilot als Software

Um das Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit voranzutreiben, bietet sich der Einsatz des QM-Pilot an. Er unterstützt Sie nicht nur bei der Organisation von Weiterbildungen und dem Einholen von Feedback – er kann weitaus mehr.

Sie profitieren von diesen fünf Modulen, mit denen Sie Fortschritte in den verschiedensten Unternehmensbereichen erzielen:

• Prozessmanagement
• Dokumentenmanagement
• Risikomanagement
• Organisationsmanagement
• Auditmanagement

Der QM-Pilot dient beispielsweise als Prozessdokumentation Software: Sie halten damit alle ablaufenden Prozesse fest und ergänzen diese um dazugehörige Dokumente und Informationen. Sie möchten mehr über die weiteren Module und den Einsatz des QM-Pilot erfahren?
Kontaktieren Sie uns gerne für eine persönliche Beratung.

Damit Sie besser nachvollziehen können, wie das erfolgreiche Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit wirkt, möchten wir Ihnen ein Beispiel aus der Praxis vorstellen:

• In einer Einrichtung für Suchterkrankte besteht seit einiger Zeit eine erhöhte Nachfrage für Beratungstermine.
• Das hat dazu geführt, dass die Wartezeiten inzwischen sehr lang sind und vereinzelt sogar Menschen abgewiesen werden musste. Dies ist ein untragbarer Zustand, da Hilfe dringend benötigt wird.

Aufgrund der anhaltenden Probleme wird der QM-Pilot eingeführt:

• Mit der Software werden standardisierte Abläufe und Checkliste erarbeitet. Sie erstellen außerdem Formulare, die immer wieder benötigt werden.
• Wiederholende Tätigkeiten, die dokumentiert werden müssen, wie beispielsweise ein erstes Beratungsgespräch, laufen mithilfe der Vorlagen deutlich schneller ab.
• Die steigende Nachfrage kann dadurch besser bewältigt werden. Die Nacharbeit von Beratungsgesprächen wird deutlich kürzer: Somit kann mehr Menschen geholfen werden.

Optimieren Sie mit dem QM-Pilot das Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit

Qualitätsmanagement in der Sozialen Arbeit ist eine besondere Herausforderung, da Sie eng mit Menschen zusammenarbeiten und Sie statt eines Produkts die Unterstützungsleistung für Betroffene optimieren. Mit einem ausgefeilten QM haben Sie jedoch die Möglichkeit:

• Feedback einzuholen & umzusetzen
• Ressourcen effizienter einzusetzen,
• Gesetzliche Pflichten zu erfüllen
• sich vor Geldgebern & staatlichen Institutionen zu legitimieren

Der QM-Pilot bietet Ihnen dafür umfangreiche Möglichkeiten, wie das Verwalten von Fragebögen, dem Abbilden von Prozessen und der Planung von Weiterbildungen. Gerne informieren wir Sie in einem Beratungsgespräch, wie unsere Software auch Sie unterstützen kann. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.