Tipps

Prozesse sind der Kern des Qualitätsmanagements (QM): Sie bilden den aktuellen Ist-Zustand ab und liefern implizit Hinweise darauf, wie Sie die Qualität optimieren können. Kein Wunder, dass es so relevant ist, Prozesse systematisch darzustellen. Denn ohne sauber dokumentierte Abläufe gibt es keine langfristige Perspektive für QM!

Eine Prozessbeschreibung ist weit mehr als die bloße Nacherzählung von Arbeitsschritten. Mit dem Prozessmanagement-Modul unserer Qualitätsmanagement-Software QM-Pilot dokumentieren Sie einen Prozessablauf vollumfänglich. Die Prozessdaten bilden die Basis, der Sie Kenndaten, beschreibenden Freitext, zugehörige Dokumente und grafische Darstellung hinzufügen.

Die 8 wichtigsten Tipps für eine verständliche Prozessbeschreibung

Das wichtigste Kriterium für eine gelungene Prozessbeschreibung ist ihre Verständlichkeit. Auch wenn Branchen, Unternehmen und Teammitglieder unterschiedlich sind, gibt es einige Best Practices, anhand derer Sie die Prozessbeschreibung optimieren können:

1. Verständlichkeit: Sie kennen Ihre Mitarbeitenden am besten und können daher einschätzen, welcher Schreibstil gut verstanden wird. Berücksichtigen Sie dabei, ob die gewählte Sprache für die Mehrheit der Belegschaft Muttersprache ist oder nicht!
2. Kurz und knackig: Setzen Sie unbedingt auf kurze, prägnante Beschreibungen, die auf den Punkt die zentralen Informationen liefern. Lange Fließtexte hingegen sind nicht das Mittel der Wahl.
3. Regel vor Ausnahme: Konzentrieren Sie sich auf Regelfälle, wenn Sie Prozesse abbilden, nicht auf Sonderfälle. Sonderfälle sollten allenfalls 20 von 100 Prozent ausmachen.
4. Richtige Reihenfolge: Gehen Sie schrittweise vor, wenn Sie Prozessabläufe darstellen. Nur so wird klar, wie die Schritte aufeinander aufbauen.
5. Vom Kleinen ins Große: Es ist sinnvoll, große und komplexe Prozesse in mehrere Teilprozesse zu untergliedern.
6. Knotenpunkte aufzeigen: Wenn es zwischen Prozessen Verknüpfungen oder Schnittstellen gibt, sollten Sie diese hervorheben.
7. Zusammenhänge: Liegen zu einem dargestellten Prozess Informationen und Dokumente vor, verlinken Sie diese direkt im Prozess. Das gelingt im QM-Pilot mit wenigen Klicks.
8. Listen nutzen: Zentrale Informationen wie Stammdaten sollten Sie möglichst über Auswahllisten erfassen, statt sie in Freitexten festzuhalten – auch das ist mit dem QM-Pilot problemlos möglich.

Die grafische Prozessmodellierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessdokumentation. Indem Sie Prozesse visualisieren, sorgen Sie für Transparenz, Anschaulichkeit und erhöhen das innerbetriebliche Verständnis für Arbeitsschritte und Abläufe.

Ein Flow-Chart, also ein grafischer Programmablaufplan, ist eine gute Möglichkeit, um Prozessschritte systematisch und übersichtlich darzustellen. Nutzen Sie den QM-Pilot als Prozessmanagement-Software, steht Ihnen dafür ein eigener Reiter zur Verfügung. So können Sie Prozesse klar und verständlich definieren und darstellen.

Um Prozesse damit sinnvoll abzubilden, sollten Sie überlegen, welche Informationen auf der Prozess-Schritt-Ebene anzugeben sind. Auch Zusatzinformationen können für Ihre Mitarbeitenden relevant sein. Diese können Sie im QM-Pilot in eigenen Spalten notieren:

• Zuständigkeit
• Hilfsmittel und Dokumente
• Risiken
• Ggf. relevante Normen

Prozessablauf darstellen: Wie Sie Prozesse übersichtlich, vollständig & verständlich abbilden

Wenn Sie eine Prozessbeschreibung erstellen, dann sollte diese der Maxime „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ folgen. Beschreiben Sie einen Prozessablauf in einfachen und verständlichen Worten. Wenn Sie die jeweilige Tätigkeit mit knappen Begriffen betiteln, haben Sie eine gute Basis für vollständige und zugleich schlank formulierte Inhalte.

Weitergehende Ausführungen gehören optimalerweise in die Spalte für Beschreibungen. Diese sieht der QM-Pilot ebenso vor wie eigens konfigurierbare Spalten, die Sie an Ihre Bedarfe anpassen können. Die dort erfassten Zusatzinformationen sind per Klick abrufbar. Dank dieser übersichtlichen Struktur brauchen Sie keine langen Fließtexte, um Prozesse stichpunktartig und grafisch darzustellen, haben aber alles Wesentliche erfasst.

Während Sie den Prozessablauf erstellen, fällt Ihnen auf, dass er zu komplex und zu umfangreich für nur eine Darstellung ist? Dann untergliedern Sie ihn am besten in mehrere Teilprozesse. Das erleichtert Darstellung, Lesbarkeit und Verwaltung. Im QM-Pilot können Sie die Teilprozesse miteinander verknüpfen oder in einen übergeordneten Prozess einbinden.

Prozessdaten erfassen: Erkennen, was sonst noch zählt

Die Prozessbeschreibung besteht nicht allein aus dem skizzierten Ablauf. Darum ist es sehr sinnvoll, nicht-ablaufspezifische Informationen in den Prozess-Kenndaten abzubilden, für die der QM-Pilot einen eigenen Reiter vorsieht. Unter diese Kenndaten fallen bspw.:

• Ziel und Zweck des Prozesses
• Input und Output
• Geltungsbereich des Prozesses
• Messgrößen
• Kritische Erfolgsfaktoren
• Mitgeltende Unterlagen
• Chancen und Risiken

Arbeiten Sie hier sorgfältig und wird die Datenqualität kontinuierlich verbessert, dann haben Sie eine vollständige Prozessbeschreibung, die alle notwendigen Informationen und Dokumente liefert.

Detaillierungsgrad: Wie viel Feintuning ist nötig?

Eine Prozessbeschreibung will die Quintessenz eines betrieblichen Ablaufs erfassen, nicht jede Feinheit. Es geht schließlich in erster Linie um einen Überblick, der bspw. strategischen Überlegungen zur Prozesslandschaft dienen soll. Dennoch ist die Frage berechtigt, wie hoch der Detaillierungsgrad sein darf. Allerdings lässt sich hier wenig verallgemeinern, denn der dargestellte Prozess sollte letztlich seinem Verwendungszweck entsprechen.

Eine Option zur Detaillierung von Prozessen ist bspw. das Anlegen einer Prozesshierarchie, bei der Prozesse in weitere Teilprozesse untergliedert werden. Weiters lässt sich eine Prozessbeschreibung detailreicher gestalten, indem einzelne Teilschritte um weitere Informationen wie Daten, Dokumente, Beschreibungen und Verantwortlichkeiten ergänzt werden.

Die Detailtiefe einer Prozessbeschreibung sollte stets ausreichend sein, um den Regelfall samt standardisierten Informationen und Vorgaben vollständig zu erfassen. Die Prozessverantwortlichen sollten als Fachleute innerhalb dieses Rahmens nach eigenem Ermessen handeln und gestalten können. Wenn es nützlich ist, eine bestimmte Tätigkeit ausführlich zu beschreiben, dann können Sie bspw. eine Arbeitsanweisung verlinken.

Prozesse darzustellen sorgt für Klarheit, Überblick und Transparenz – wenn Sie Prozessdarstellung als schematische Dokumentation begreifen. Schließlich geht es um einen systematisierten Überblick und nicht darum, jedes Detail und jede Eventualität zu erfassen. Darum ist es wichtig, das große Ganze im Blick zu behalten und nicht vom Hundertsten ins Tausendste zu gelangen.

Die richtige Software bietet Ihnen die geeigneten Settings und leitet Sie durch die Prozessdarstellung. Sie möchten wissen, ob der QM-Pilot auch in Ihrem Unternehmen einen Mehrwert beim Darstellen von Prozessen bringt? Das finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!