GRC-System

Governance, Risk und Compliance sind die drei Schlagwörter, die eine erfolgreiche Unternehmensführung umreißen. Allerdings sind diese Begriffe zunächst nur abstrakte Konzepte, wenn Sie sie nicht in der Praxis umsetzen, z. B. durch den Einsatz eines GRC-Tools, mit dem Sie diese unternehmerischen Handlungsebenen holistisch abbilden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit unserer Qualitätsmanagement-Software QM-Pilot effektives GRC-Management betreiben. Vor allem möchten wir Ihnen die Synergieeffekte zeigen, wenn Sie den QM-Pilot bereits im Prozessmanagement einsetzen und das Tool für Verknüpfungen innerhalb Ihres Unternehmens geeignet ist.

Was ist GRC (Governance Risk and Compliance)?

GRC steht für die Trias Governance, Risk und Compliance und fasst die drei wichtigsten Handlungsebenen für erfolgreiche Unternehmensführung zusammen. Governance steht für die Geschäftsleitung mittels definierter Ziele und Vorgaben, Risk für systematisches Risikomanagement und Compliance für die Einhaltung von Normen, Gesetzen und internen Richtlinien – kurz für den Wertekanon eines Unternehmens.

Governance: Transparente Unternehmensführung mit Struktur

Unternehmensführung im Sinne von Governance muss strukturiert vorgehen und sich an erreichten Zielen messen lassen. Governance impliziert somit ein Führungsverständnis, das nicht etwa von willkürlichen Entscheidungen und abrupten Richtungswechseln geprägt sein kann. Vielmehr gelangt ein Unternehmen zum Erfolg, indem seine Führung Ziele steckt und die entsprechenden Methoden zur Zielerreichung definiert und einhält.

Risk: Risikomanagement zum Bestandserhalt

Im Falle von GRC steht Risk für Risikomanagement, um den Bestand des Unternehmens auch bei Gefahren und Krisen zu sichern. Riskmanagement ist eine Führungsaufgabe, im Rahmen derer die Risiken einer Organisation identifiziert, analysiert und bewertet werden. Dafür werden möglichst wirkungsvolle Strategien entwickelt, um ihnen zu begegnen und notfalls Schäden in Grenzen zu halten.

Für einen holistischen Ansatz ist es wichtig, dass das Riskmanagement nicht für sich allein steht, sondern in den gesamten unternehmerischen Rahmen mit Governance und Compliance in Verbindung gebracht wird.

Compliance: Normen, Gesetze & moralische Unternehmenswerte

Unter Compliance ist die Regeltreue eines Unternehmens zu verstehen, also dass es sich zum einen an Recht und Gesetz hält, zum anderen, dass es den eigenen internen, u. a. ethischen, Vorgaben gerecht wird. Das Compliance-Management beschreibt den Grundsatz sowie Maßnahmen zur Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und internen Kodizes sowie die Vermeidung von Regelverstößen.

Ein GRC-Tool ist ein Softwareprogramm, mit dem die Dimensionen von Governance, Riskmanagement and Compliance vollumfänglich abgebildet und gesteuert werden können. Dafür muss die Anwendung zugleich Risikomanagement-Software, Dokumentenmanagement-Software und Prozessmanagement-Software sein, um den vielfältigen und komplexen Ansprüchen an ein GRC-Tool gerecht zu werden.

Herausforderungen & Vorteile: Mit einem Tool für Governance Risk Compliance Hürden meistern

Governance Risk Compliance ist eine mehrdimensionale Aufgabe, die tiefgreifende Managementqualitäten erfordert, ein Unternehmen aber wirtschaftlich, zukunftsfähig sowie juristisch und moralisch sicher aufstellt. Zugleich sorgt GRC für eine führungsstarke Unternehmensspitze, die rational und nachvollziehbar im Sinne dieses Unternehmens agiert.

Diese Ziele erreichen Sie in Ihrem Unternehmen mit dem entsprechenden Commitment und dem Einsatz professioneller Software, denn ohne ein funktionelles GRC-Tool kann Ihnen dieses Aufgabenbündel rasch über den Kopf wachsen. Wir zeigen Ihnen die Herausforderungen von GRC und wie Sie sie mit dem passenden GRC-Tool managen:

Wie Sie sehen, gibt es ein paar typische Hindernisse, die in jedem Unternehmen gleich welcher Branche und Größe auftreten können und welche die Umsetzung von GRC erschweren. Mit einem GRC-Tool mit den essenziellen Funktionen sind Sie aber auch für diese Fälle gewappnet.

Dass GRC ein hochrelevantes Management-Aufgabenfeld ist, haben Global Player schon längst erkannt, aber auch viele mittelständische Unternehmen wissen um die richtungsweisende Bedeutung. Sehr wichtig ist, GRC nicht als „Nice to have“-Thema zu betrachten, sondern als Kernaufgabe des Managements, um ein Unternehmen langfristig wirtschaftsstark, moralisch integer und attraktiv für Mitarbeitende auszurichten.

Da Sie es dabei mit einem fortlaufenden und stets zu überprüfenden Task zu tun haben, sind eine strategische Herangehensweise und Umsetzung entscheidend. Andernfalls laufen Sie Gefahr, mit einem Ergebnis der Marke „Gut gemeint, aber nicht gut gemacht“ zu enden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie unsere Software QM-Pilot als GRC-Tool einsetzen – unabhängig davon, ob Sie ihn bereits nutzen oder auf der Suche nach einer flexiblen Lösung sind.

Element Governance: Interne Vorgaben steuern

Das Abbilden der Geschäftsprozesse funktioniert in unserer Software für Prozessmodellierung im Modul Prozessmanagement inkl. der Daten aus den Modulen Dokumentenmanagement und Risikomanagement. Das ermöglicht ein holistisch aufgebautes Managementsystem.

Neben dem Abbilden der Prozesslandkarte, detaillierten Prozessbeschreibungen als Flow-Charts oder BPMN-Swimlanes können Sie diese mit unternehmensspezifischen Daten anreichern. Die Datenfelder sind flexibel konfigurierbar, beliebig erweiterbar und können unter anderem folgende Punkte abdecken:

• Ziele auf jeder Prozessebene (Detailziele oder unternehmensübergreifende Ziele)
• Methodik zur Umsetzung (erschließt sich aus den Prozessen und zugehörigen Informationen)
• Angabe der notwendigen Ressourcen zu einem Prozess und Reporting zur Gesamtauswertung

Zusätzlich werden alle (internen) Vorgabedokumente im Dokumentenmodul verwaltet, versioniert, archiviert, immer aktuell freigegeben zur Verfügung gestellt und können in Verbindung mit Prozessen, Risiken und Compliance-Vorgaben gesetzt werden.

• Dokumente können direkt mit Prozess-Schritten oder in den Kenndaten (2) verknüpft werden und stehen immer nur in der aktuell freigegebenen Version zur Verfügung
• Dokumente/Prozesse können mit Risiken verknüpft werden (3)
• Normative Grundlagen können mit Dokumenten verknüpft werden (1)
• Alle Verbindungen/Abhängigkeiten können dargestellt/nachvollzogen werden

Element Risk-Management: Gefahrenabwehr sinnvoll integrieren

Risk-Management ist ein integraler Bestandteil von GCR, der seine Wirkung dann optimal entfaltet, wenn er in sinnvollen Zusammenhang mit Governance und Compliance gebracht wird. Nutzen Sie den QM-Pilot als GRC-Tool sieht die ​​Risikoerfassung (Risikodaten, Beschreibung, Massnahmen/Kontrollen, Risikomatrix) so aus:

Die gezeigten Felder sind kundenspezifisch konfigurierbar. Daten wie bspw. Risikobeschreibung, Bewertung, Risikoappetit, normative Grundlagen und Verantwortlichkeiten können Sie einfach erfassen und über das Reporting auswerten. Berechnete Risikowerte können auf der Risiko-Matrix dargestellt und alle Abhängigkeiten zu anderen Systeminhalten (bspw. Prozessen und Dokumenten) können ebenfalls ausgewertet werden.

Bewertungsschemata können Sie in Stammdaten-Tabellen hinterlegen und bei der Risikobeschreibung über Auswahllisten zur Verfügung stellen. Darüber lässt sich auswerten, welche Kriterien in welchen Risiken angegeben sind.

Zu jedem Risiko können Sie beliebig viele Maßnahmen erfassen und die zugehörigen Kontrollen werden vom System automatisch angelegt. Verantwortlichkeit und Stellvertretende können hier eindeutig zugeordnet werden. Zur Dokumentation im System werden die Kontrollen von den Usern mit einem Status (in Arbeit, Erledigt, Abgelehnt, Erledigt mit Mangel) dokumentiert und in der Historie abgelegt:

Neben einer Vielzahl an Standardberichten (Risikoliste, Risiken mit Beschreibung, Maßnahmenliste, Kontrollen, IKS Risiko-Kontrollmatrix u.v.m.) können Sie für spezielle Reporting-Bedürfnisse spezifische Berichte bei uns anfragen und hinterlegen.

Element Compliance: Normen, Gesetze & Werte prozessual integrieren

Compliance ist insofern ein Spezialfall, als sie neben gesetzlichen und normativen Vorgaben auch interne Regeln und ethische Werte impliziert. Die Gesamtheit dieser Gesetze, Normen, Richtlinien sowie internen und externen Vorgaben muss zunächst als Übersicht in einem GRC-System erfasst werden. Dies erfolgt über eine Stammdatentabelle, die um zusätzliche Informationen ergänzt werden kann (Geltungsbereich, Links auf Dokumente u. v. m.).

Unser Beispiel zeigt Ihnen die Stammdatentabelle im QM-Pilot, in der normative Grundlagen erfasst werden. Diese Tabelle lässt sich beliebig konfigurieren und erweitern. Für alle Abhängigkeiten zeigt sie die Verwendung der Einträge an. Dadurch entsteht ein Gesamtbild, an welchen Stellen (Prozesse, Dokumente, Risiken) ein bestimmtes Gesetz/Norm/Richtlinie compliance-relevant ist.

​​Wie im Abschnitt Governance am Beispiel Prozesskenndaten ersichtlich, können Sie sich die Abhängigkeit zwischen normativer Grundlage und Prozess/Dokument/Risiko mittels Kenndatenfeldaufzeigen lassen. Zugegriffen wird mittels Auswahlliste auf die in der Stammdatentabelle erfassten Daten:

Jede verknüpfte Abhängigkeit können Sie über die Anzeige der Verwendung auswerten und darstellen. Änderungen können Sie zentral in der Stammdatentabelle vornehmen. Bei spezifischen Auswertungen zu einzelnen Normen, Gesetzen und Richtlinien lassen sich alle Compliance-relevanten Inhalte per Klick anzeigen.

Übernehmen Sie mit passenden GRC-Tools das Steuer für Governance, Risk und Compliance

Die vielschichtigen und komplexen Aufgaben, die Governance, Risk und Compliance stellen, erhalten mit GRC-Tools Struktur und werden steuerbar. Machen Sie sich diese digitale Unterstützung zunutze, denn das diffizile Zusammenspiel der einzelnen Komponenten von GRC formt letztlich die Zukunft Ihres Unternehmens.

Im Managementsystem des QM-Pilot lässt sich GRC abbilden. Der notwendige, holistische Denkansatz findet sich im Aufbau des Systems, Datenbankverknüpfungen und visuelle Darstellung im User Interface. Als normorientiertes System werden Funktionen wie Versionierung, Prüf- und Freigabe-Workflow sowie die Sicherstellung des Zugriffs auf freigegebene Inhalte gewährleistet. Wir geben Ihnen gern mehr Infos – nehmen Sie Kontakt auf!